Gestionnaire Administratif évènementiel

**Gestionnaire administratif évènementiel (H/F)**:
**Référence**: 24.3824**:
**Cotation**: B2 Gestionnaire administratif, comptable, RH, etc.**:
**Catégorie**:

- BRédacteurs territoriaux

**Thématique**:
Gestion administrative

**Pôle**:
Pôle Finances, Commande Publique et Logistique - Direction de la Logistique et des Moyens Généraux - Service Evènementiel
**Votre pôle/direction

Au sein du pôle finances, commande publique et logistique, la direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques du département. Elle assure une fonction transversale en interne en apportant une fonction d’appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l’action départementale auprès du public. Elle participe activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
**Votre rôle

Auprès du chef du service évènementiel, vous assurez la gestion quotidienne de l’ensemble des demandes de soutien logistique évènementiel et le suivi des réservations de salles recevant des évènements.

Vous être le point d’entrée des autres directions et vous contribuez au respect de la réglementation et des process internes en vigueur.

Vous assurez la gestion administrative du service sous tous ses aspects et la remontée d’informations par le biais de divers indicateurs.
**Vos missions
- Recenser et identifier les besoins en soutien logistique pour les événements des différents pôles et directions, en assurant la gestion de la boîte de réception des demandes. En collaboration avec le chef d’unité et les régisseurs événementiels, traiter les formulaires de demande et s'assurer de la mise à jour du planning événementiel, en informant les services concernés des évolutions imprévues
- Assurer le suivi des demandes de réservation d’espaces événementiels, en garantissant le bon déroulement du processus et en anticipant les imprévus liés aux activités. Tenir à jour les plannings d’occupation des salles et des sites événementiels
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches évènements) pour l'organisation d'évènements décidés par le Département et informer les services organisateurs des obligations réglementaires liées à leurs demandes d’événements
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et frais de déplacements de l’unité, ainsi que le traitement RH des anomalies et des congés sur le logiciel de gestion du temps de travail ; renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants
- Assurer des fonctions d’assistance de l’unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, prise de notes, établissement de comptes rendus, référent DSI/téléphonie pour l’unité, commande de matériels et fournitures diverses.
**Profil

Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel diplômé a mínima d'un bac avec une expérience en gestion administrative (recrutement sur CDD d'un an renouvelable)

Connaissances de l'environnement administratif et institutionnel

Maitrise des techniques de rédaction administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, élaboration de tableaux de bord)

Aptitude à prioriser, à respecter les délais et faire preuve de rigueur

Capacité à travailler en équipe, à établir et à entretenir des relations de travail positives.

**VOTRE LIEU DE TRAVAIL**:
À Paris-La Défense, l’hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L’hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.

Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre