Assistant en Gestion Administrative

**Société**:
Vous souhaitez travailler au sein d’un établissement dynamique et en constante évolution ?

Au cœur du Park EPOPEA au nord de Caen, l’École Nationale Supérieure d’Ingénieurs de Caen recherche des collaborateurs, personnels enseignants, administratifs et techniques, qui ont le souhait de s’impliquer dans l’enseignement et la recherche qui y sont menés, au sein des services ou des laboratoires hébergés.

L’ENSICAEN déploie une offre de formation sur le spectre des disciplines informatique, matériaux-chimie, génie physique et systèmes embarqués. Au cœur de l’écosystème scientifique normand, l’ENSICAEN héberge sept laboratoires de recherche dont 6 en cotutelle avec le CNRS, l’Université de Caen Normandie et un avec le CEA. Elle forme donc au plus près de la recherche en train de se faire, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle.

L’ENSICAEN s’engage à accompagner les personnels recrutés dans la construction de leurs parcours professionnels. En qualité de titulaire ou de contractuel, vous disposez de perspectives d’évolution en acquérant de nouvelles compétences. Rejoindre l’ENSICAEN, c’est entrer dans une école en mouvement, qui s’inscrit dans une société en pleine mutation où l’agilité, l’innovation, la créativité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés.
Engagée en faveur de l’égalité des chances, prônant la diversité et l’égalité H/F, elle vous offre la possibilité de travailler dans un collectif poursuivant une démarche d’amélioration continue.

L’assistant en gestion administrative est placé sous la responsabilité de la responsable du service qualité et du chargé de mission Développement Durable.

**Mission**:
L’assistant en gestion administrative assure le suivi de la démarche qualité (50%) et participe au déploiement de la politique DD&RS de l’établissement tout en contribuant au processus de labellisation Développement Durable & Responsabilité Sociétale (DD&RS) (50%).

**Activités transversales**
- Suivi de projets (Mise à jour de bases de données et suivi d’indicateurs, élaboration de comptes-rendus, diffusion de l’information aux interlocuteurs) ;
- Gestion administrative quotidienne (traitement du courrier, accueil téléphonique et physique, classement et archivage) ;
- Planification, organisation et réalisation des audits et des comités de pilotages ;
- Contribuer à la communication interne au sujet de la qualité et des actions DD&RS ;
- Réaliser une veille réglementaire.

**Assurer le suivi de la démarche qualité (50%)**
- Participer au déploiement de la démarche qualité afin de mettre en œuvre les directives des décideurs et en vue d’obtenir la certification attendue ;
- Participer à la rédaction des documents qualité et des procédures de l’établissement (rédaction des comptes-rendus, manuel qualité, procédures) ;
- Gérer le système documentaire (intranet interne) ;
- Mettre en place des outils de gestion (recueil de l’existant et des besoins, conception d’outils de gestion ).

**Déployer la politique DD&RS de l’établissement, Suivre et contribuer au processus de labellisation DD&RS (Quotité de 50%)**
- Animer et planifier la démarche en interne ;
- Suivre et coordonner le programme d’actions, mesurer les résultats ;
- Autoévaluer l’établissement selon le label ;
- Être source de proposition sur les actions ;
- Renseigner la plateforme du label en vue d’obtenir la labellisation ;
- Suivi du budget de l’établissement consacré au DD&RS.

Si besoin, pour mener à bien cette mission, la personne recrutée bénéficiera de formations initiales en lien avec la thématique DD&RSE.

**Profil**:
**Savoirs**:

- Connaissance des concepts et démarches du DD&RS, les Objectifs de Développement Durable ;
- Connaissance du référentiel ISO9001v2015 et du référentiel national qualité dit QUALIOPI ;
- Maîtriser les outils de l’amélioration continue, les concepts de la qualité ;
- Niveau B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues) en anglais.

**Savoir-faire**:

- Savoir promouvoir, porter et justifier un projet, une démarche ;
- Gestion de projet (animation de réunions, coordination des acteurs) ;
- Savoir partager un diagnostic et reformuler le problème à résoudre ;
- Savoir analyser et proposer des actions, solutions en lien avec l’analyse d’une situation.

**Savoir-être**:

- Sens de l’écoute et du relationnel ;
- Sens de la discrétion et de la confidentialité ;
- Être force de proposition ;
- Travailler en équipe et en réseau ;
- Communiquer aisément et faire preuve de pédagogie ;
- Forte capacité d'analyse et de synthèse.

Formation Bac +2 minimum

Intérêt et appétence pour le Développement Durable et la Responsabilité Sociétale

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la rech