Assistant Property Manager

Nous recrutons un(e) Assistante property manager tertiaire H/F en CDI. Le poste se trouve à Levallois/Clichy. Au sein d'une société de gestion d'actifs tertiaire(foncière), vous avez en charge l’assistance des gestionnaires immobiliers et techniques dans leurs missions administratives, comptables, de gestion, l'accueil, le téléphoneCe poste est à pourvoir dès que possible avec une rémunération comprise entre 35000€ et 40000€ brut sur 13 mois.

Aptic est un cabinet de recrutement offrant des opportunités en intérim, CDD et CDI en France. Notre équipe est spécialisée sur l'ensemble des métiers de l'immobilier.

Notre client est une structure spécialisée dans l'immobilier tertiaire haut de gamme et qui agit pour son propre compte. C'est une structure à taille humaine.

Rattaché(e) au gestionnaires locatifs (tertiaires) à la direction, vos missions principales se décomposent comme tel:
Mise en place et suivi des clients-locataires:

- Aide à la rédaction des baux et avenants avec transmission et enregistrement
- Organisation des rdv d’états des lieux entrants et des états des lieux sortants (préparation des documents ) et suivi administratifs avec enregistrements divers et transmission d’information (contrat électrique, coordonnées des interlocuteurs, attestation assurance, clés / badges )
- Rédaction correspondances diverses suivant instructions
- Mailing / suivis / enregistrements et alimentations de divers tableaux récapitulatifs : documents administratifs des clients, informations, annonces/ enquête.
- Aider à l’interface entre le client et la gestion

Suivi des immeubles:

- Participation à la gestion quotidienne des actifs en accord avec l’équipe et son délégataire technique : demande d’interventions auprès des fournisseurs, rendez-vous à organiser, information
- Suivi des interventions sur site : demandes, réalisation, rapports, compte renduà enregistrer
- Demande de devis suivant instruction de l’équipe
- Etablissement des bons de commande/ Ordres de services, mise à la signature suivant procédures internes et transmission aux destinataires concernés.
- Alimentation de diverses bases de données sur Excel ou Even / ou tout autre logiciel de métier (locataires, fournisseurs, DTI,)
- Suivi des sinistres avec récapitulatif : déclaration, devis, rapport et factures
- Envisager des déplacements sur sites (éventuellement)
- Aide à l’établissement du reporting en liaison avec l’équipe

Administratif:

- Accueil téléphonique / physique
- Rédaction correspondances diverses suivant instructions pour le bureau
- Veiller au bon classement (informatique et physique) des dossiers de la société
- Veiller à la mise à jour des données et transmissions (tableau des présences, répertoires )
- Tâches administratives du bureau : accueil, Poste, téléphone, répertoire, fourniture,avec gestion de la carte CB du bureau
- Communication avec les divers services afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau
- Rangement/ classement et archivages

De formation au minimum Bac+2 de type BTS Assistant de gestion PME-PMI ou de direction, vous avez au moins 2/3 ans d’expérience sur ce type de poste. Progiciel EVEN Maitrise du Pack Office notamment Excel TCD à mínima. Ce poste est amené à évoluer sur un poste de property manager.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 33 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- RTT
- Titre-restaurant
- Travail à domicile

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : In person