Spécialiste Documentation Et Qualification Qualité

Au sein du Service Assurance Qualité Support, le titulaire du poste:

- Assure la gestion des systèmes qualité Documentation et Formation qualité du site en tant que Business administrateur des systèmes Documentum D2 (gestion électronique de la documentation maitrisée - GED) et de MyUniversity (gestion électronique de la formation Qualité - MyU).
- Participe à la préparation et à la gestion des audits et inspections.
- Participe activement à la formation qualité sur le site en construisant des modules de formation et en animant des formations (par exemple pour la partie formation BPF, à l’accueil des nouveaux arrivants et au recyclage annuel du personnel du site).
- Il assure la cohérence et l’harmonisation des pratiques entre chaque service.
- Assure le back-up du coordinateur de gestion documentaire du service en cas d’absence de manière à garantir une continuité de service.

Chaque jour, nous relevons le défi de faire la différence dans le monde et voici comment le/la Spécialiste Documentation et Qualification Qualité impacte:
**Business Administrateur : Système de gestion électronique des documents**
- A un rôle de Business Administrateur / Expert système Gestion électronique des documents
- Coordonne le déploiement de nouvelles fonctionnalités, la formation des utilisateurs et la gestion/contrôle des accès.
- Répond aux questions des utilisateurs du site et apporte le support nécessaire.
- Escalade les problèmes aux équipes globales (pour les problèmes liés à l’activité site ou pour les problèmes liés au système lui-même).
- Assure le suivi de résolution des problèmes utilisateurs.
- En lien avec les équipes globales, il gère la création/modification/suppression des points qualité.
- Il crée et/ ou met à jour les procédures et les instructions en lien avec l’activité.
- Il est en interface avec les équipes globales de la Gestion électronique des documents (résolutions de problèmes, propositions d’améliorations notamment).
- Il pilote la gestion des révisions périodiques (extraction du fichier en début d’année, suivi hebdomadaire, préparation des indicateurs, présentations).
- Il édite les indicateurs et les diffuse à la hiérarchie (révisions périodiques, volume d’activité).
- Il est responsable du respect des flux et de la bonne utilisation par les utilisateurs du système Gestion électronique des documents.
- En lien avec l’organisation groupe, le titulaire est garant de la conformité des pratiques aux standards et règles définies.
- Il assure l’adéquation du contenu des procédures locales avec les réglementations internes.
- Génère les indicateurs relatifs au pilotage de l’activité.

**Business Administrateur : outil e-learning**
- Il est garant du bon fonctionnement et de la bonne utilisation du système de gestion de la qualification au poste du personnel.
- Il est force de proposition pour une exploitation optimisée sur site du système mis à disposition.
- Il crée et/ou met à jour les procédures et instructions en lien avec l’activité.
- Il est un support à la conception de la formation des utilisateurs, à l’exploitation du système et participe aux améliorations/évolutions du logiciel et des pratiques.
- Il est garant de la conformité du système aux règlementations en vigueur (GMP et standards groupe) : codification des cours et modules, documentation GED accessible via les cours, etc.
- Il gère les demandes d’accès des coordinateurs de formation des services (formation puis production).
- Il assure la traduction des supports de formation préparés par les équipes globales pour les sites francophones.
- Il diffuse mensuellement des indicateurs de pilotage, permettant de suivre le respect du planning de formations qualité.

**Back-up Coordinateur GED et MyUnivesity**

GED
- Il pilote la base documentaire en veillant aux respects des procédures internes et des BPF (impressions contrôlées, gestion des points qualité, réimpression de document, mise en place du plan de secours de la GED.
- Il revoit les documents selon les règles de l’outil, il contrôle les documents et leurs propriétés.
- Il réalise des requêtes journalières, mensuelles et/ou semestrielles (documents effectifs, documents obsolètes, documents remplacés, documents draft, documents retirés/supprimés).
- Il gère les archives documentaires et le plan de secours (archives physiques).

MyU
- Apporte un premier niveau de support aux coordinateurs de formation en cas de problème pour accéder aux documents de la GED depuis le système de formation.
- Met à jour les liens URL des documents dans le logiciel de gestion électronique de la formation (versions Effective et Release Pending).
- Edite les rapports mensuels de retard de formation et les communique aux managers.
- Enregistre les plans de qualification au poste.

**Support Audit/Inspection**
- Coordonne le cas échéant la traduction des do