Assistant(E) de Direction Administratif

LES RESIDENCES DU VAL D’OUDON Siège social : 1, Allée des Tilleuls SAINTE GEMMES D’ANDIGNE 49500 SEGRÉ-EN-ANJOU-BLEU Tél. : 02.41.92.88.60 EHPAD de 280 lits répartis sur 4 sites de la Commune de SEGRÉ-EN-ANJOU-BLEU Situés à 30 min d’ANGERS / 30 min de LAVAL / 1 h de RENNES / 1 h de NANTES

Recrute une assistante de direction dès que possible.

Il/Elle sera chargé(e) d’assister la directrice de site et travailler en étroite collaboration avec le directeur adjoint dans leur secrétariat, le suivi d’agendas et des dossiers. Il/Elle travaille en collaboration avec la chargée de la communication pour des tâches de secrétariat et assure les affaires courantes en son absence.

ACTIVITES PRINCIPALES:

- Assistanat du Directeur Général:
Gestion de l’agenda, Accueil physique et téléphonique, Gestion du courrier (papier et mail) de la direction générale, pour l’arrivée et le départ - Constitution des dossiers de réunions - Organisation des déplacements du Directeur Général - Suivi et actualisation des dossiers en cours : archivage des éléments, mise à jour de la documentation (papier et / ou numérique) - Gestion du classement et de l'archivage des dossiers de la direction générale - Mise en forme et diffusion des notes d’information et notes de services de la Direction générale - Suivi dossiers et réunions de direction - Organisation de réunions : planification, dossiers avec les autres établissements - Lien avec les élus (Mairie, Sous-Préfecture, Préfecture, Conseil Départemental ) et services de l’Etat (ARS / DT )
- Secrétariat de Direction:

- Organisation et suivi des instances : ordre du jour, envoi des convocations, rédaction du procès verbal, gestion logistique et matérielle o Conseil de surveillance (mise en page des délibérations) o CVS - Organisation et participation aux réunions Cadres/Direction - Rédaction de courriers, notes, mise en forme de diaporamas, comptes rendus de réunions diverses - Appui au montage des dossiers spécifiques - En support à la direction : tenue des dossiers, Organigramme - Suivi de l’astreinte administrative de la direction - Suivi annuel des réunions CHHA/RVO - Préparation de la délégation de signature - Gestion du planning de réservation de la salle du conseil - Aide à la mise à jour du plan bleu - Secrétariat de la cellule de crise dans le cadre d’un plan bleu et appui sur la plateforme SI-VIC - Organisation des manifestations (vœux, presse, usagers, personnel) - Suivi des conventions et de leur enregistrement sur la base partagée en lien avec le service finances Communication - Travail en collaboration avec la chargée en communication et le groupe communication des RVO

CAPACITES REQUISES:

- Connaissance des bases réglementaires de fonctionnement et de gestion d‘un établissement médico-social - Maîtrise des outils bureautiques

QUALITES ATTENDUES : - Compétences relationnelles et de communication - Être rigoureux et savoir organiser son travail - Être capable d’anticiper - Autonomie / capacité à rendre compte - Capacités de négociation et de diplomatie - Qualités d’adaptation - Qualités rédactionnelles attendues, maitrise de l’orthographe - Faire preuve de discrétion professionnelle

CONDITIONS D’EXERCICE : Poste de travail en 7h30. Temps plein. Disponibilité indispensable.

Rémunération : selon les grilles de la fonction publique hospitalière + complément de traitement indiciaire

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 23 685,03€ à 43 290,74€ par an

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Mesures COVID-19:
Pass vaccinal complet
Port du masque obligatoire lors des déplacements dans les établissements

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail