Assistant de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant de Direction H/F

**CONTRAT**

CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le centre hospitalier de Villefranche-sur-Saône est composé de 4 sites : l’hôpital de Villefranche, la résidence Pierre de Beaujeu (Ehpad), l’Ehpad de l’ex-hôpital gériatrique du Val d’Azergues (Alix) et l'Ehpad Château du Loup.

Le centre hospitalier de Villefranche-sur-Saône est un hôpital de recours répondant aux besoins d'un territoire de plus de 320 000 habitants.

Son offre de soins de spécialités s’étend à la plupart des disciplines médicales et chirurgicales adultes et pédiatriques. Il possède un service d'accueil des urgences (SAU) pour les adultes et une unité d'urgences pédiatriques.

Il dispose de 9 salles de bloc, un plateau d’imagerie complet, d'une large gamme de soins critiques (réanimation, soins intensifs et continus, soins intensifs neuro-vasculaire, néonatalogie) et d'une maternité classée Niveau IIB

Données clef:

- 662 lits et places
- 2150 professionnels
- 307 professionnels médicaux

Nous recrutons un Assistant de Direction H/F à la Direction des Affaires Médicales et de la Coordination RH Hôpitaux Nord-Ouest.

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION:
L’assistante de Direction assiste sur le plan organisationnel le Directeur Général Adjoint sur l’ensemble de ses missions : Direction des affaires médicales, Coordination de la fonction RH médicale et non médicale.

Elle assure également des missions au titre de la Commission Médicale d’Etablissement CME en lien avec son président et les vice-présidents (Organisation des CME, organisation de réunions ).

ACTIVITES PRINCIPALES ET MISSIONS:
a. Assistante du DGA
- Gère l’agenda du DGA et organise les déplacements du Directeur Général Adjoint (lien avec les sites HNO, déplacements extérieurs ) en lien avec les assistantes de direction de site.
- Assure l’organisation des réunions présentielles et distancielles, des RDV périodiques avec l’ensemble des acteurs (staffs Hebdomadaires, réunions avec les membres de l’équipe de direction, avec le PCME, avec les organisations syndicales ) et prépare l’ensemble des documents et éléments d’analyse nécessaires à la préparation de ces RDV.
- Assure la frappe des documents et leur mise en forme (courriers, notes, rapports, présentations, power point).
- Assure l’interface téléphonique de la direction des affaires médicales : répond, filtre et oriente les appels téléphoniques en fonction de leur nature et de leur importance.
- Accueille et oriente les interlocuteurs se présentant à la Direction des Affaires médicales.

b. Secrétaire du Comité Social d’Etablissement de l’HNO Villefranche
- Prépare en lien avec le DGA et le DRH adjoint, le calendrier annuel (5 séances ordinaires plus séances exceptionnelles), et assure en lien avec la secrétaire de la DRH l’envoi des convocations de chaque séance, de l’ordre du jour du CSE et des documents préparatoires à chaque instance dans les délais règlementaires.
- Elle organise la séance du CSE en informant préalablement les différents intervenants.
- Elle rédige le Procès-Verbal et les avis de cette instance dans les délais règlementaires.

c. Secrétaire de la conférence territoire de dialogue social
- Prépare en lien avec le DGA, la RRH en charge de la CTDS, le calendrier annuel (3 séances par an) les convocations, l’ordre du jour de la CTDS et les documents préparatoires à chaque instance. Elle les met en forme et les envoie dans les délais règlementaires.
- Elle organise la séance en informant préalablement les différents intervenants.
- Elle rédige le Procès-Verbal et les avis de cette instance dans les délais règlementaires.

Gestion des Ressources Humaines médicales:
En lien avec l’adjointe à la direction des affaires médicales, l’assistante peut être sollicité(e) en fonction de ses compétences sur des missions du type:
1. Missions communication et aide au recrutement
- Rédige et diffuse les communications concernant l’arrivée des nouveaux médecins.
- Rédige et diffuse (sites professionnels et réseaux sociaux) les offres d’emploi médicales en lien avec le service communication.
- Participe à la préparation et aux actions de communication à destination des médecins (accueil des internes, des nouveaux médecins ).
- Est force de proposition dans le domaine de la communication.

2. Organisation des arrivées des nouveaux arrivants et des promotions d’internes (mai et novembre)
- assure la préparation de l’accueil des nouveaux médecins (documentation, badge, photo )
- En soutien de l’équipe RH des affaires médicales, organisation du recrutement, de la journée d’accueil et du parcours de formation des deux promotions d’internes (75 internes en moyenne) chaque semestre.

3 interfaces avec les sites HNO

En fonction des appétences et compétences d’autres missi