Office Manager

il y a 5 jours

Paris e, France Bettina Dambournet Temps plein

Descriptif du poste

Sous la responsabilité de la direction générale, et sans que cette liste soit exhaustive, vous aurez pour principales missions:

- Secrétariat de la présidence et de la direction générale:

- Gestion des agendas et préparation des rendez-vous
- Rédaction de comptes-rendus

EN COLLABORATION AVEC LE POLE CONTENUS:

- Coordination des réunions clubs, commissions et groupes de travail
- Préparation logistique et organisation de réunions
- Gestion du planning des salles de réunions
- Relation et organisation des échanges et des réunions avec les présidents des commissions, clubs et groupes de travail : accueil des participants, tenue à jour des listes des participants, convocations et inscriptions, circularisation des documents
- Gestion des publications de l'IFA
- Gestion des stocks, et notamment besoin de renouvellements
- Mise à disposition et organisation de mailings
- Suivi qualitatif et quantitatif de leur utilisation

EN COLLABORATION AVEC LE POLE CONTENUS ET LE POLE ADHERENTS:

- Gestion des membres des commissions, clubs et groupes de travail
- Suivi de la composition des commissions, clubs et groupes de travail

EN COLLABORATION AVEC L'ENSEMBLE DES EQUIPES:

- Appui à l'organisation événementielle et autres rencontres
- Appui logistique à l'organisation des manifestations et rencontres de l'IFA : sélection et gestion des prestataires (lieu, restauration, technique)
- Accueil des participants
- Suivi qualitatif et quantitatif des inscriptions

SOUS LA SUPERVISION DU DAF /RH:

- Gestion administrative des frais généraux
- Gestion des contrats, de la relation et du suivi budgétaire de l'ensemble des prestataires : fournitures, coursiers, entretien des locaux, IT (parc, licences, matériel), photocopieur, téléphonie
- Accueil téléphonique et gestion du courrier
- Gestion du planning et suivi de l'équipement des salles de réunion
- Gestion administrative des ressources humaines
- Aide à l'organisation des effectifs (aménagement des locaux, installation matérielle des collaborateurs)
- Gestion de la médecine du travail
- Gestion des dossiers de formation des salariés

Profil recherché
- Vous disposez d'une formation supérieure ou d'une expérience probante en office management, assistanat de direction et/ou coordination d'activité et groupes de réflexion divers
- Vous êtes intéressé(e) par l'administration des entreprises et le monde économique
- Vous êtes dynamique, loyal(e), autonome. Vous avez le sens du service et savez faire preuve d'esprit d'équipe et d un esprit positif. Vous êtes impliqué(e), vous disposez d'un excellent relationnel auprès d'interlocuteurs de haut niveau et vous savez gérer des relations de nature multiples
- Vous faites preuve de rigueur et d'un excellent sens de l'organisation, démontrant ainsi une gestion efficace des priorités
- Vous êtes doté(e) d'une forte capacité d'écoute et d'une grande adaptabilité
- Vous maîtrisez le Pack Office (notamment Power Point), les outils d'organisation de réunions à distance, et idéalement un outil CRM (type Salesforce).

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Autonomie
Capacité d'adaptation

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
CRM
Microsoft Office

**Voir plus**

Entreprise
- L'Institut Français des Administrateurs est l'association professionnelle de référence des administrateurs en France, avec près de 3500 membres exerçant leurs mandats dans des sociétés de toutes tailles, de tous secteurs et dans toutes les régions. La raison d'être de l'IFA est de promouvoir une gouvernance responsable créatrice de valeur durable en veillant au bien commun, portée par des administratrices et administrateurs engagés dans toutes formes d organisations. L'IFA a pour mission d informer, d'organiser le partage d'expériences, de porter la voix de la réflexion collective dans le débat sur les bonnes pratiques de la gouvernance, et de proposer des formations en gouvernance. Il est présent sur l'ensemble du territoire français avec 4 représentations régionales.
- Autres offres de l'entreprise**Personne en charge du recrutement**
Bettina DAMBOURNET
- _Assistante RH_

Salaire

A négocier

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 5 ans

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Cadre du secteur privé

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d’activité du poste

AUTRES ORGANISATIONS FONCTIONNANT PAR ADHÉSION VOLONTAIRE

Télétravail

Partiel possible

  • Office Manager Anglais Bilingue

    il y a 1 semaine

    Paris 8e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager Bilingue H/F.** **Votre fonction**: Dans le cadre d'une création de poste au sein du bureau parisien d'un grand groupe...

  • Office Manager

    il y a 7 heures

    Paris 20e, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 20ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Sous la responsabilité directe de la Direction de la Filiale, sous la responsabilité indirecte...

  • office manager h/f

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Fed Office Temps plein

    Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 8ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI.Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des...

  • office manager h/f

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Fed Office Temps plein

    Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 2ème arrondissement , un Office Manager H/F pour un CDD de 6 mois. Au sein d'une structure internationale composée de 60 collaborateurs, vous travaillerez en étroite...

  • office manager h/f

    il y a 3 jours

    Paris, Île-de-France Fed Office Temps plein

    Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 12ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI. Au sein d'une agence spécialisée dans le design, nous recherchons un Office Manager H/F. Vous serez...

  • Office Manager/ Happiness Manager

    il y a 1 semaine

    Paris, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 2ème et spécialisé dans le domaine du conseil, un(e) Office Manager/ Happiness Manager H/F.** **Votre fonction**: Au sein d'une structure composée de 17 collaborateurs,...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine

    Paris, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients dans la Promotion Immobilière situé à Paris dans le 8ème arrondissement, un Office Manager H/F.** **Votre fonction**: Dans le cadre d'un remplacement, vous rejoindre l'entité parisienne...

  • Office Manager H/F

    il y a 3 jours

    Paris, France Fed Office Temps plein

    Au sein d'une structure internationale composée de 60 collaborateurs, vous travaillerez en étroite collaboration avec deux office manager, dans le cadre d'un accroissement d'activité. Vos missions seront les suivantes : - gestion d'agendas complexes et mouvants pour 5 directeurs - gestion des déplacements en France et à l'étranger - organisation des...

  • Office Manager

    il y a 5 jours

    Paris, France Perles Office Temps plein

    Juvisé Pharmaceuticals est une entreprise pharmaceutique française indépendante, reconnue pour sa mission de rendre des traitements essentiels accessibles dans le monde entier. Avec un portefeuille de produits matures en oncologie, gastroentérologie, cardiologie, et neurologie. L'entreprise commercialise ses spécialités pharmaceutiques dans plus de 80...

  • office manager h/f

    il y a 2 jours

    Paris 15 Vaugirard, Île-de-France Fed Office Temps plein

    Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans le 8ème arrondissement de Paris , un Office Manager H/F pour un CDI. Au sein d'une start-up, nous recherchons un Office Manager H/F, pour assurer le bon fonctionnement des locaux...