Assistant-e de Direction

**Contexte**:
**Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine**

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Direction de l'Offre de Soins

**Poste mutualisé entre la Direction Déléguée aux professionnels de santé et à la prospective et la Direction Déléguée**

**à l'efficience et à la transformation numérique du système de santé.**

**Localisation géographique du poste : Bordeaux**

Personnel sous statut convention collective:
Catégorie : Employé-e

Niveau : 4 ou 5A

Poste d’encadrement : Non

Fonction soumise à DPI : Non

Fonctions télétravaillables : Partiellement

La **Direction de l’Offre de Soins** (DOS) intervient sur les champs de la formation et de la gestion des professionnels de santé, la structuration globale de l’offre de soins de ville et hospitaliers, l’allocation de ressources et la supervision budgétaire des établissements de santé et autres offreurs de soins, la promotion de l’efficience de l’offre de soins et médico-sociale (mission partagée avec une autre direction), la prospective/innovation/préparation aux situations sanitaires exceptionnelles, la coordination, pour l’ensemble de l’ARS, des parcours de santé concernant des pathologies ou types de pathologies.

Cette direction est composée de 4 directions déléguées:

- Professionnels de santé et prospective ;
- Organisation de l’offre de soins et réponse aux situations sanitaires exceptionnelles ;
- Financement de l’offre de soins ;
- Efficience et transformation numérique du système de santé.

**Mission/Activités**:
Définition du poste : _Apporter son_ appui dans_ l’organisation _quotidienne du travail et contribuer au suivi des dossiers en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées. _

Activités essentielles:

- Assurer l’organisation des agendas des deux directions déléguées,
- Organiser les différentes réunions des équipes de direction (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentation, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises),
- Gérer les déplacements du directeur et des agents de chacune des directions déléguées,
- Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile pour les équipes de direction,
- Evaluer, signaler et orienter les urgences,
- Gérer les boîtes de messagerie fonctionnelle des directions déléguées,
- Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions,
- Assurer l’accueil téléphonique et physique, prendre les rendez-vous,
- Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers ,
- Archiver des documents numériques et physiques,
- Assurer la gestion et le suivi du courrier, impliquant l’utilisation notamment de l’outil « ELISE »,
- Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale.

Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

Relations externes : Services de l’Etat, administrations centrales, organismes d’assurance maladie, élus de Nouvelle Aquitaine (parlementaires, conseillers départementaux et régionaux, maires, présidents de communautés d’agglomérations), établissements de santé, établissements médico-sociaux.

Spécificités du poste / Contraintes:

- Poste partagé entre deux Directions Déléguées,
- Travailler en collaboration avec un-e autre assistant-e de la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective située à Poitiers et un-e autre assistant-e de la direction déléguée à l’efficience et à la transformation numérique du système de santé située à Limoges,
- Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle,
- Variété et complexité des sujets et des dossiers traités.

Rattachement hiérarchique : Directeur de la DOS et son adjointe

**Compétences**:
**Connaissances**:
BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

GESTION DE L’INFORMATION

TECHNIQUES DE RÉDACTION

ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS

**Savoir-faire**:
COMMUNIQUER

CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT

PRIORISER

RÉDIGER

PLANIFIER

ARCHIVER

CAPACITE A EVALUER ET SIGNALER LES URGENCES

**Savoir-être**:
ÊTRE AUTONOME

ESPRIT D’INITIATIVE

FACULTÉ D’ADAPTATION

FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

SENS DE L’ORGANISATION

AISANCE RELATIONNELLE

AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE

RÉACTIVITÉ

ÊTRE RIGOUREUX

DISPONIBILITE

**_ Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap._**

**Formation**:
Niveau d’expérience professionnelle attendu sur le poste : expér