Agent(E) de Gestion Des Fichiers Protocolaires

DGA Direction générale des services

**Secteur d'activité**
- Gestion administrative et secrétariat

**Filière**
- Administrative

**Catégorie**
- C

**Cadre d'emplois**
- Adjoints administratifs territoriaux

**Référence**
- i10755- Description Collectivité

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole, sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d'organiser l'ensemble du fonctionnement logistique et technique de l'Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l'administration municipale.

Contexte

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l'institution:

- Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
- Le service manifestations et logistique, chargé d'organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
- Le service administration générale de l'Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l'Hôtel de Ville ;
- Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d'accueil et de représentations de la Ville.

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole recrute aujourd'hui, en faveur de son Service Protocole, un(e) agent(e) de gestion des fichiers protocolaires.

**Missions**

Votre rôle consistera à:

- Vous tenir informé(e) de l'actualité et suivre les changements de noms, de fonctions et de coordonnées de tous les partenaires publics et privés ;
- Collecter et conserver les cartes de visite recueillies par les chargés de projet protocole pour alimenter le fichier protocolaire ;
- Mettre à jour quotidiennement les fichiers protocolaires ;
- Extraire des requêtes en fonction des thématiques ;
- Archiver les listings des invitations lancées pour chaque évènement ;
- Suivre les réponses reçues pour chaque évènement ;
- Faire des points réguliers à la hiérarchie sur les évènements prochains et les réponses favorables reçues, notamment lorsqu'une jauge de personnes est à respecter dans l'espace d'accueil ou lorsque des prestations de restauration sont prévues ;
- En collaboration avec le graphiste, lancer les invitations et autres informations pratiques à destination des invités ;
- Alerter sur d'éventuels doublons ;
- Contacter les invités pour finaliser les listes des participants à un évènement (phoning).

**Votre profil**
- Titulaire d'un diplôme Bac à Bac 2 et/ou du grade d'adjoint administratif territorial, vous avez une expérience solide dans le domaine administratif, notamment en secrétariat et vous connaissez l'environnement territorial.

Vous maîtrisez le pack Office et disposez de bonnes compétences en informatique vous permettant de vous adapter à l'utilisation de nouveaux logiciels.

Organisé(e), vous avez l'esprit d'équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.

Vous êtes en mesure d'appliquer les consignes données et de vous adapter à un nouvel environnement de travail.

Dynamique et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, vos excellentes qualités relationnelles et vos capacités de travail dans l'urgence.

**Vos avantages**
- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ).

**Lieu de travail**
- Hôtel de Ville - Espace Jules Verne - 13002 Marseille

Signataire de la convention avec le Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP), la Ville de Marseille est résolument engagée en faveur de l'emploi et du handicap.