Secrétaire Chargée D'accueil

"Rejoignez une équipe à taille humaine, où l’ambiance est à la fois conviviale, stimulante et bienveillante. Ici, les échanges sont fréquents, les idées circulent librement et chacun a sa place pour proposer, expérimenter et évoluer. " Lieu de travail : Calais Poste à pourvoir le : Dès que possible Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée 6 mois (évolution en CDI possible) DESCRIPTION DE L'EMPLOI : Le ou la chargé(e) d’accueil est un(e) professionnel(le) de la relation et de l’orientation. Il ou elle assure le premier contact avec le public et joue un rôle clé dans l’accueil, l’information et l’orientation des usagers. C’est un métier à la croisée des domaines de la communication, du service et de l’organisation. Cette personne a pour mission de garantir un accueil chaleureux et d’apporter des réponses claires aux demandes des usagers. Il ou elle contribue ainsi à créer un environnement convivial, professionnel et accessible à tous. MISSIONS ET TÂCHES : Le/la chargé(e) d’accueil assure un rôle central dans la relation avec le public et le bon fonctionnement de la structure. Ses missions principales sont les suivantes: Accueil physique et téléphonique : Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, adhérents ou usagers. Gérer le standard téléphonique : réception des appels, filtrage, transfert ou réponse directe selon les demandes. Gestion des communications : Réceptionner, traiter et assurer le suivi des courriers, courriels et autres demandes. Organisation des espaces : Veiller à maintenir un environnement propre, organisé et accueillant. Planification et gestion des rendez-vous / réservations : Prendre les rendez-vous et réservations, gérer les plannings des salles, des intervenants, des permanences et des activités, à l’aide d’un outil numérique adapté. Tâches administratives courantes : Rédiger et mettre en forme des courriers, saisir et mettre à jour des données, effectuer le classement et l’archivage de documents, gérer les stocks de fournitures (administratives, produits d’entretien, d’hygiène ). Gestion des adhésions et des espaces de coworking : Assurer l’accueil et le suivi administratif des adhérents et coworkers : informations, inscriptions, prêt de matériel Encaissements et suivi comptable de premier niveau : Réaliser les encaissements et assurer le suivi des règlements. Archivage et gestion documentaire : Organiser et classer les archives physiques et numériques selon les procédures internes. Participation à la vie associative : Contribuer à l’organisation des réunions, événements ou actions de l’association, participer aux temps forts (forums, portes ouvertes,...). Autres missions ponctuelles : Apporter un appui administratif à l’équipe selon les besoins et les périodes d’activité. Cette liste n'est pas exhaustive. L’ensemble de ces missions est effectué sous l’encadrement de la directrice de la Maison du Numérique et de l’Innovation du Calaisis. PROFIL : Le ou la chargé(e) d’accueil sera avant tout sélectionné(e) sur son savoir-être. Savoirs être : Motivation, ponctualité, fiabilité, autonomie, polyvalence, organisation, sens du service, esprit d’équipe. Savoirs faire : Parfaite maîtrise du français (orthographe, grammaire, conjugaison), bonne maîtrise des outils numériques. Permis B : Permis B et véhicule exigé Type d'emploi : Temps plein, CDD Durée du contrat : 6 mois Rémunération : 1 802,00€ par mois Horaires: - Du lundi au vendredi - Travail en journée Lieu du poste : En présentiel