Assistant Administratif

**Contexte de recrutement**: L’AS AMBARES est un club omnisports, composé de 21 sections sportives, 2 services transversaux, et plus de 2 600 adhérents, qui encourage et favorise l’accès à la pratique sportive sous toutes ses formes : initiation, découverte, loisir ou compétition. L’association compte plus de 30 salariés, administratifs et éducateurs sportifs, travaillant en étroite collaboration avec les bénévoles de l’association. L’assistant administratif évolue au sein du service administratif composé d’un directeur, d’une chargée de développement, d’une comptable et d’un apprenti (Communication) avec qui il collabore au quotidien. Il évolue également avec les collaborateurs des services transversaux rattachés au siège. L’assistant administratif entretient des échanges réguliers avec les éducateurs sportifs, les dirigeants et bénévoles de l’association mais aussi les services municipaux ou encore le « grand public » en recherche d’informations sur l’association. Il effectue ses missions avec respect et discrétion tout en assurant un reporting régulier à sa hiérarchie. **Lieu de travail**: Au siège de l’association qui se situe : Complexe sportif Lachaze, 8 Avenue Grandjean, 33440 AMBARES ET LAGRAVE. **Formation**: Niveau d’étude : formation bac+2 attendue en gestion administrative des organisations, support à l’action managériale ou équivalent mais des profils disposant d’une expérience significative dans l’administration associative ou dans des fonctions équivalentes pourront également être considérés. **Missions**: L’assistant administratif apporte un appui transversal aux collaborateurs et aux dirigeants du club omnisports. Il assure l’interface entre les sections, les services, les adhérents et les partenaires. Par sa rigueur, sa polyvalence et sa posture facilitatrice, il contribue à la qualité du fonctionnement administratif, à l’image de l’association et à l’amélioration continue des processus. Ses missions, évolutives au rythme de la saison sportive, se structurent autour des volets suivants: - >> **Gestion administrative et associative**: - Accueil téléphonique et physique du secrétariat, orientation des publics et renseignement sur les activités des sections ou services. - Réception, traitement et envoi des courriers, mails, et documents administratifs. - Suivi et mise à jour des bases de données de l’association (adhérents, sections, partenaires ). - Aide à l’organisation des réunions statutaires (Comité Directeur, AG, commissions) : convocations, logistique, rédaction de comptes-rendus. - Participation ponctuelle à des temps associatifs (réunions, événements, rentrée des sections ) en journée ou soirée. - Collecte et suivi des dossiers liés au bénévolat (abandon de frais,) - Suivi des encaissements des chèques vacances, pass sport, - Appui administratif aux services transversaux : suivi des inscriptions, des règlements et relances adhérents. - >> **Appui logistique et opérationnel**: - Suivi des plannings d’occupation des salles mises à disposition des sections (foyer, salle après-match,). - Gestion des réservations internes (salles, matériel, véhicules) pour les entraînements, compétitions ou événements (tournois, stages, vide-greniers ). - Suivi du véhicule de service, des équipements partagés et des consommables administratifs. - >> **Appui à la gestion des Ressources Humaines**: - Suivi administratif du personnel : cartes professionnelles, visites médicales, pièces administratives, - Suivi et préparation des conventions : prestation de service, apprentissage, coopération libérale, - Suivi des ordres de missions et note de frais des collaborateurs du siège et des services transversaux **Compétences**: - Connaissance du milieu associatif et de la spécificité des différents publics ; - Connaissances en gestion administrative ; - Conduite de l’action administrative en appui aux membres de l’équipe, - Maitrise des outils de bureautique (pack office) et numériques (réseaux sociaux, site internet) ; - Collecte, traitement et transmission orale ou écrite des informations ; - Capacités rédactionnelles et aisance orale ; - Gestion de l’information et organisation de procédures administratives ; - Tenue de tableaux de bords et compte rendu d’activité ; - Accueil du public (en face à face ou par téléphone) et traitement des différentes demandes. **Profil**: - Vous êtes rigoureux, réactif, dynamique et appréciez le travail en équipe ; - Vous favorisez les échanges d’informations au sein de l’association et vous contribuez par votre action à la recherche de solution. - Vous êtes méthodique et savez faire preuve de discernement ; - Vous savez faire preuve d’autonomie dans l’organisation de votre travail et dans la mise en œuvre des procédures - Vous avez un sens de l’organisation qui vous permet de gérer les priorités et votre temps de travail ; - Vous faites preuve d’ouverture d’esprit, de disponibilité, d'adaptabilité, de confidentialité et vous avez une forte capacité relationnelle ; -