Gestionnaire Référent Examens

Descriptif poste et compétences attendues

Postes de gestionnaires référents vacants au bureau du bac GT (DEC1) et du DNB (DEC7)

Missions

1. Coordonner, suivre et contrôler les dossiers spécifiques dont il a la charge : À ce titre l’agent doit (activités essentielles*):

- participer à l’élaboration et à la mise à jour des calendriers d’étapes, fiches de procédure et autres outils de suivi du bureau
- s’impliquer dans la réflexion de la maîtrise des risques et chercher des solutions simples et efficaces

À ce titre l’agent doit (activités essentielles*):
3.Contribuer à l’organisation des examens/concours

À ce titre l’agent doit (activités essentielles*):

- Préparer l’organisation des épreuves écrites, orales et pratiques en respectant les échéances,
- Assurer la gestion du bon déroulement de la session et gérer les situations particulières
- Expédier les convocations, relevés de notes et diplômes
- Convoquer les examinateurs et jurys dans IMAGIN, pallier les absences et remplacement des intervenants
- Suivre la remontée des notes
- Organiser les jurys de délibération
- Assurer l’information auprès des établissements
- Répondre aux réclamations et recours

4.Liquider les états de frais de jury

A ce titre l’agent doit:

- Effectuer des contrôles réguliers de validation par les intervenants
- Liquider les états de frais dans les délais impartis

5.Participer aux autres missions du bureau

À ce titre l’agent doit (activités essentielles*):

- Assurer la gestion administrative du bureau : accueil, téléphone, courriers, archivage
- Préparer et participer aux réunions académiques
- Aider aux différentes mises sous pli

Descriptif du profil recherché

Connaissance, savoir:

- Connaissance du système éducatif
- Maîtrise de la réglementation des examens et/ou concours gérés par le bureau
- Participer à l’élaboration des procédures organisationnelles définies pour le bureau
- Proposer des processus d’amélioration continue des méthodes de travail utilisées dans le bureau
- Gérer son activité dans un calendrier contraint et dans un cadre de gestion complexe : simultanéité des tâches, multiplicité des interlocuteurs

Respecter la confidentialité des informations (résultats d’examens, sujets, données personnelles )
- Communiquer avec les interlocuteurs conformément aux règles de communication administrative
- Rendre compte à son supérieur hiérarchique et alerter sur les anomalies détectées
- Transmettre un savoir, une technique, une compétence

Savoir être:

- Aisance relationnelle au sein de l’équipe, de la DEC et avec les interlocuteurs extérieurs
- Travailler en équipe et en autonomie
- Faculté d’adaptation et d’organisation
- Être rigoureux et méthodique
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion
- Sens des responsabilités
- Esprit d’initiative

Rémunération

pour les titulaires: traitement indiciaire: conformément à la grille des SAENES + Régime indemnitaire

pour les contractuels: conformément au cadre de gestion des non-titulaires

Personne à contacter

Descriptif employeur

La DEC organise des épreuves et élabore des sujets pour les examens gérés au plan académique (baccalauréat général, technologique et professionnel, brevet de technicien et brevet de technicien supérieur, mentions complémentaires de niveau 4, certificats d'aptitude professionnelle, mentions complémentaires de niveau 3 et brevets professionnels, DNB, CFG, EPS, DELF, certification en langues), les examens de l'éducation spécialisée, les diplômes comptables supérieurs, ainsi que les concours de recrutement des personnels enseignants, d’éducation, de direction, administratifs, techniques et sociaux. Elle organise la session de VAE des différents examens professionnels.

Par ailleurs, elle assure le suivi de son budget et la liquidation des dépenses liées aux frais d'examens et concours.