Assistant D’accueil

Forte d’une tradition d’excellence académique, d’un réel ancrage territorial et d’un réseau international de partenaires, l’UCO offre un cadre idéal à ses 12 800 étudiants répartis sur 10 campus dans le grand ouest et outre-mer.

Le site d’Angers est le site fondateur avec plus de 7 500 étudiants et 420 collaborateurs, enseignants-chercheurs et personnels administratifs et techniques.

Sur le campus d’Angers (49), nous sommes situés au cœur d’un parc arboré, à 10 minutes à pied de la gare et à 5 minutes du centre-ville.

Rattaché(e) à la Directrice Adjointe de la composante Angevine de la faculté de Droit, Economie, Gestion, Science Politique (DEGSP), vous intégrez une équipe de 15 assistantes.

**Et vous dans tout ça ?**

**Poste et Missions**

Vos deux principales missions s’articulent autour de l’accueil physique et téléphonique de la composante Vous informez et orientez les publics reçus. Par cette action, vous facilitez la circulation des informations nécessaires au fonctionnement de la composante.
Par ailleurs, vous assurez un rôle déterminant dans l’affection des salles de par la taille de la composante (1500 étudiants
- 40 enseignants permanents et une centaine de vacataires) afin de garantir le fonctionnement quotidien au niveau pédagogique.

Ces deux missions seront alors réparties dans les domaines suivants:
accueil et evenementiel
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics (étudiants, enseignants, familles, institutionnels ) gérer la messagerie électronique de la composante, apporter les réponses de votre périmètre d’action ou orienter vers les personnes ressources
- Collecter et mettre à jour les informations pour orienter le public (signalétique, affichage, évènements organisés )
- Assurer la gestion du courrier
- Réceptionner, délivrer des documents et mettre à disposition du matériel aux différents publics accueillis
- En tant qu’interlocuteur privilégié auprès de la Direction Communication : préparer les temps forts de la composante en lien avec le service communication et y participer (Testez l’Université, JPO, remise des diplômes, rentrée,)
- Organiser les évènements de la faculté (réunion de pré rentrée)
- Mettre à jour les outils de communication et réseaux sociaux de la faculté

Logistique/administratif
- Affecter les salles de la composante en tenant compte des besoins exprimés et des consignes d’optimisation en tant que référent (e)
- Suivre les demandes de salles internes et externes
- Assurer le suivi des stocks de fournitures, recenser les besoins et passer commandes, après validation de la direction, auprès des services concernés
- Garantir la logistique des déplacements et sorties des étudiants
- Mettre à jour et communiquer les documents internes de la faculté : statistiques, calendrier général, rédiger les comptes-rendus, procédures administratives
- Être en appui à la direction au niveau administratif et renseigner des indicateurs de suivi d’activités

**Profil et qualités requises**

Vous êtes issu(e) d’une formation de niveau bac+2 (type BTS Assistant Manager) et avez une première expérience dans un poste administratif à dominante accueil.

Vous faites preuve d’organisation et d’autonomie dans votre travail en respectant la confidentialité.
Vous êtes reconnu(e) pour vos très bonnes qualités relationnelles et votre esprit d’équipe.

Le sens du service et notamment aux étudiants est essentiel.

Accueillant(e) disponible, dynamique et réactif(ve), vous êtes capable de gérer plusieurs tâches à la fois et de tenir les délais fixés.

Une bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Outlook, Excel, Word, Teams) est indispensable,
De par le nombre important d’étudiants étrangers, l’anglais serait un plus afin de communiquer de façon professionnelle

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 825,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel