Assistant∙e de Direction

Dans le cadre de son développement, le cabinet EKILIBRE recherche un(e) assistant(e) de direction.

EKILIBRE est un cabinet de conseil indépendant, et un organisme de formation, spécialisé dans l’accompagnement sur-mesure et sectoriel du management des enjeux humains au travail.

Le cabinet est dirigé par ses associés fondateurs, Célia KUSTER et Jean-Christophe VILLETTE depuis 2012.

Notre vocation : aider les entreprises, les administrations, les organisations à conjuguer les objectifs de performances et le bien-être des équipes.

Notre équipe partage des valeurs communes fortes, l’E.S.P.R.I.T Ekilibre:
**Ecoute**:
**Sens du résultat**:
**Passion**:
**Réactivité**:
**Intégrité**:
**Transmission**:
L’équipe peut intervenir dans le monde entier et accompagne les différents acteurs des organisations (Direction générale, Direction des ressources humaines, management, collaborateurs, partenaires sociaux, médecine du travail ) en fonction des besoins spécifiques des projets. Des expertises pluridisciplinaires sont mobilisables dans ce sens (psychologues du travail, psychologues cliniciens, ergonomes, coachs, médiateurs, sociologues, experts en management, experts en RH, experts en éthique des affaires ).

**Poste**:
Ce poste est à pourvoir immédiatement.

**Lieu**: basé dans le 1er arrondissement de Paris. Télétravail possible 2 jours par semaine maximum.

**Domaine de formation souhaité**: Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI

**Expérience souhaitée**: Pas de prérequis. Une expérience dans une entreprise de taille similaire et/ou du domaine d’activité est un plus.

**Rattachement hiérarchique**: L’assistant (e) de direction est hiérarchiquement rattachée au Directeur du cabinet.

**Rémunération**: Selon l’expérience

**Missions**:
L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante.

Il (elle) assure les tâches polyvalentes d’assistante pour le Directeur du cabinet et les associés.

Il (elle) est également un relai auprès des membres de l’équipe.

Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du cabinet.

**Activité**:

- **Gestion administrative**
- Traiter le courrier postal et électronique.
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports.), les reproduire et les diffuser.
- Prendre en charge des aspects logistiques du cabinet (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur).
- Préparer et organiser les réunions d’équipe et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
- Préparer et organiser les séminaires d’équipe et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
- Préparer le bilan pédagogique et financier.
- ** Gestion RH**
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées (préparation des contrats, enregistrement des nouveaux salariés dans le SIRH, suivi de la paie, suivi du registre du personnel ).
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le SIRH.
- ** Gestion comptable**
- Participer à la gestion administrative financière de la structure en appliquant les procédures dédiées (suivi de la facturation, édition de factures, relances auprès des clients ).
- Tenir à jour les plateformes de référencement clients (rédaction ou édition des documents demandés et transmission).
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers pour les besoins internes du cabinet (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget ).
- Suivi et paiement des notes de frais des membres de l’équipe.
- Assurer le suivi de la gestion comptable en lien avec le cabinet d’expertise comptable prestataire.

**Connaissances**:

- Maîtrise du pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
- Maîtrise parfaite des techniques de communication orale et écrite en français.
- Anglais niveau B2 minimum
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Connaissances en droit du travail et législation sociale
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire

**Compétences opérationnelles**:

- Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
- Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Sens de l’organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec l’activité du Direct