Coordinateur Evènements

Le.la coordinateur.rice événement et hébergement gère l’organisation des évènements (réunions, journée d’étude, séminaires, cocktails, etc) de l’hôtel LE GRAND QUARTIER et vérifie les réservations individuelles et groupes. Ses principales missions sont: **Evénements**: - Assurer la gestion complète des événements et des groupes hébergés, séminaire et banquet (qualification, vente, devis, contrat, acomptes, accueil, facturation etc ) - En charge de la coordination client : choix des menus, installation de la salle, programme du séjour, validation des informations, afin de préparer l’arrivée des groupes en collaboration avec les autres services. - Animer la réunion de coordination hebdomadaire (transmission auprès des équipes opérationnelles). - Vérification des espaces, du matériel technique, du mobilier, des prestations et du respect des horaires. - S’assurer de la mise en place des espaces en collaboration avec la réception. - Restauration avec notre prestataire : fixer et élaborer le suivi des menus avec le restaurateur, les choix des prestations et des pauses, être garant du matériel (machine à café, vaisselle séminaires etc...) - Veiller à personnaliser l’accueil de la clientèle ainsi que le suivi de ladite clientèle pendant la durée de son évènement notamment par une présence terrain le jour J. - Départ client : Débriefing client, s’assurer d’un retour commercial ainsi qu’une fidélisation de la clientèle. - Saisi des données PMS, mise à jour des différents outils commerciaux. - Suivi et envoi des acomptes, des factures et suivi des débiteurs et relances.. - Assurer le suivi des retours d’expérience (clients groupes et séminaires)et prendre des actions correctives le cas échéant. - Visite client en support avec la Directrice commerciale - Coordination d'événement interne “soirée client RP” - Bonne utilisation et optimisation des outils - Outils ventes: responsable des plateformes de ventes "réunions et groupes affaires" (Kactus, ALEOU, ABC Salles etc..), gestion de la fiche hôtel et du planning en étant force de proposition. - Outils internes (Backyou: suivi des paramétrages/ fiche hôtel, fiches produits, CRM) - AVIS CLIENT” : Mise en place et suivi avec des données Qualité et élaboration de rapports mensuels - Fiche de ventes (créer, actualiser les supports pour les équipes et clients: process, affichage client etc...) - Drive “groupe”: organiser, classer et mettre à jour **Hébergement**: - Vérification des réservations groupes et individuelles en collaboration avec la responsable hébergement. - Suivi de la facturation et des débiteurs sociétés Groupes hébergés - Assurer une présence en réception dans les moments d’affluence (check in, check out) pour accueillir les clients. **Attentes** - Vous êtes issu d’une formation hôtelière, Tourisme ou Commerciale - Langues: français, anglais courant - Maîtrise des outils bureautiques - Aisance relationnelle et sens commercial - Capacité à organiser son travail, ses priorités et une bonne communication écrite et orale - Vous êtes rigoureux, - Vous avec une conception de l’hôtellerie différente et novatrice - Expérience d’un an dans un poste similaire souhaitée. **Le poste**: CDI, contrat 39h-Salaires 2048,80€ brut + prime variable de 10% de la rémunération brute annuelle Indemnités nourritures et 50 % du pass navigo Rattachement hiérarchique : Directrice du Business Développement **Hôtel LE GRAND QUARTIER - 15 rue de Nancy - 75010 Paris** Type d'emploi : Temps plein, CDI Salaire : 2 049,00€ par mois Avantages: - Prise en charge du transport quotidien Programmation: - Travail en journée Types de primes et de gratifications: - Prime annuelle Lieu du poste : En présentiel