Coordinatrice Des Secrétariats Médicaux

**Descriptif**

coordinatrice des Secrétaires médicales
DMU Cancérologie site Cochin

MISSIONS PRINCIPALES
- Organisation et coordination des professionnels de l’ensemble des secrétariats médicaux
- Participation à l’élaboration, la mise en œuvre et/ou la restructuration de l’activité des secrétariats médicaux dans l’objectif d’optimiser les organisations
- Réalisation d’audits organisationnels des secrétariats et proposition d’actions d’amélioration sur le secteur d’activité.
- Déploiement et mise en œuvre de nouveaux outils : reconnaissance vocale, zéro papier.
- Encadrement des équipes de secrétaires médicales en collaboration avec les cadres supérieurs de santé et l’équipe médicale du service concerné, gestion et accompagnement du développement des secrétariats médicaux
- Organisation des plannings de présence (planification des congés, gestion des absences etc.)
- Evaluation/notation des secrétariats médicaux et reporting au cadres supérieurs et chef de services concernés
- Recrutement, gestion des mobilités, suivi de la gestion prévisionnelle des emplois, accompagnement des personnels dans le parcours d’intégration
- Analyse et suivi de l’activité et des effectifs
- Gestion du dispositif d’accueil des nouveaux arrivants (accès informatique, découverte de l’environnement professionnel, informations générales, formations, livret d’accueil, etc.)
- Paramétrage en lien avec le SI des outils et logiciels relevant de l’activité des secrétariats médicaux
- Animation et coordination de l’ensemble des secrétariats médicaux : organisation et animation de réunions et de groupes de travail, information et communication sur les projets institutionnels, partage de pratiques, séminaires, etc en collaboration avec les cadres supérieurs et l’équipe médicale
- Accueil des stagiaires et encadrement de leur formation
- Travail en collaboration avec les cadres supérieurs de services, concernant l’organisation, les situations individuelles complexes, avant les prises de décisions et communication conjointe avec les équipes médicales

ORGANISATION DE TRAVAIL
Temps plein, temps de travail au forfait
Grade : secrétaire médicale / adjoint des cadres
PRE-REQUIS
- Baccalauréat et concours de secrétaire médicale ou équivalent / Concours Adjoint des Cadres Hospitaliers
- Expérience d’un minimum de 5 ans dans le domaine du secrétariat médical
- Encadrement ou référence d’une équipe souhaitable (poste de référente)
- Maîtrise des systèmes d’informations dédiés au traitement de l’information médico-administrative
- Connaissance des enjeux hospitaliers

QUALITES ET COMPETENCES
Savoir faire requis
- Concevoir, piloter et évaluer un projet/un processus relevant de son domaine de compétence
- Analyser et optimiser un/des processus
- Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation, en activités quotidiennes
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
- Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités relatives à son domaine de compétence
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
- Piloter, animer, motiver une ou plusieurs équipes

Connaissances requises
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement et des services de soins
- Maîtrise des techniques, missions et de l’évaluation de la charge de travail
- Capacité à gérer et communiquer avec les équipes en s’adaptant à divers publics
- Capacité à accompagner et fédérer les équipes vers le changement
- Gestion administrative
- Gestion des conflits

DIPLOMES ET OUTILS
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Concours d’adjoint des cadres
AVANTAGES
- Places en crèche disponibles
- Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances )
- Remboursement à 50% du titre de transport
- Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses )
- Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe ), salle de repos en libre accès
- Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.

EQUIPE
Département médico-universitaire (DMU) Cancérologie et spécialités médico chirurgicales
Activités : oncologie médicale, urologie, chirurgie digestive, hépato gastro entérologie, oncologie digestive, plateau d’endoscopie, HDJ chimiothérapie
DMU Cancérologie
site COCHIN

LIAISONS HIERARCHIQUES
Directeur médical du DMU :