Assistant Administratif Au Service Qualité Gestion

Contexte et définition du poste

L’assistant administratif au service qualité gestion des risques aide à la préparation des différentes visites de certification, démarches qualité -ISO, COFRAC.... Assure la gestion documentaire de l’établissement, participe au traitement des déclarations d’évènement indésirable, recueille et exploite les données qualité en cohérence avec la politique qualité et la gestion des risques de l’établissement.

**MISSIONS GENERALES**:
Au sein de la Direction Qualité et Gestion des Risques de l’établissement, l’assistant administratif au service qualité gestion des risques:

- Assure l’assistance administrative du service
- Assure la gestion des logiciels métier du service
- Participe aux démarches qualité de l’établissement
- Participe à la gestion des risques et au traitement des évènements indésirables

**ACTIVITES**:

- Assistance administrative du service:

- Organiser les réunions relatives aux services et ses activités
- Réaliser, formaliser et diffuser les comptes rendus
- Coordonner les actions de communication du service (Information Intranet, Affichage etc )
- Participer à la gestion de l’agenda du Directeur et du Responsable Qualité
- Gestion des logiciels métier du service:

- Assurer l’interface avec l’éditeur
- Former et accompagner les utilisateurs
- Démarches Qualité:

- GED:

- Mettre en forme les documents au « format qualité », correction et amélioration des protocoles en lien avec les rédacteurs
- Suivre les flux documentaires (Création / Validation / révision)
- Accompagner les acteurs de la Gestion Documentaire
- Satisfaction des patients:

- Coordonner les différentes enquêtes de satisfaction
- Gérer les outils de recueil
- Assurer la synthèse et l’édition des résultats (Bilan institutionnel et par service)
- Assurer la diffusion et l’accompagnement des résultats
- Groupe de travail / Audits:

- Participer aux groupes de travail et comités en cohérence avec l’organisation interne du service
- Aider à la réalisation d’audits et à l’édition des indicateurs
- Evaluation externe:

- Participer à l’organisation et à la réalisation des évaluations externes, notamment la certification par la HAS
- Gestion des risques:

- Traitement des évènements indésirables / en lien avec le coordonnateur de la gestion des risques associés aux soins:

- Assurer le traitement primaire des déclarations des évènements indésirables (Thématiques, cotation, diffusion, émission des demandes d’avis d’expertise )
- Assurer la coordination des demandes d’information nécessaires aux membres du service qualité
- Suivre les DEI (Réponses apportées par les professionnels, formalisation des fiches actions, centralisation des informations)
- Préparer la Cellule d’Analyse des Evènements indésirables et assurer le suivi des décisions

**LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS**:
Sous la responsabilité fonctionnelle et hiérarchique pour cette mission du responsable qualité et du directeur(trice) de la gestion des risques et qualité.

En liens fonctionnels avec:

- L’équipe qualité (Ingénieur, Cadre de santé qualité, chargé de qualité EMS)
- Le Coordonnateur de la Gestion des Risques Associés aux Soins
- Le Qualimedic
- Les membres de la cellule qualité
- Tout professionnel impliqué dans les démarches qualité gestion des risques

**HORAIRES**
- Quotité : Temps plein
- Affectation sur le site Mercières ; Des déplacements au Centre Fournier Sarloveze ou sur le site de Noyon peuvent être possibles
- Horaires 9h / 17h

Profil recherché

**QUALIFICATION**
- Formation ou expérience en assistanat
- Appétence pour les démarches d’amélioration de la qualité et la gestion des risques ; une formation et/ou expérience dans ces domaines est appréciée
- Expérience et investissement dans l’institution.

**QUALITES REQUISES**

Sens du travail en équipe (synergie des compétences).

Capacité d’écoute
- capacité relationnelle

Organisation - anticipation - rigueur.

Créativité - initiatives - disponibilité - ouverture d’esprit.

Discrétion et éthique professionnelle.

Adaptabilité - curiosité intellectuelle.

Compétences en bureautique : Word, Excel et Power Point