Assistant - Assistante Administratif

Description du poste

La BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS,...). La BU compte plus de 600 collaborateurs répartis dans 8 branches sur les métiers de l'infrastructure, du ferroviaire, du pilotage d'opération et des bâtiments voyageurs.

La branche STG (Structure, Tunnel & Génie civil) compte 100 collaborateurs répartis dans 4 départements:
Infrastructures urbaines et ferroviaires,
Tunnel, géotechnique et structures souterraines,
Génie civil des grands projets,
BIM & digitalisation
Au sein de la branche Structure, Tunnel & Génie civil, vous assurez l'assistanat d'un département, vous vous occupez de la facturation de l'ensemble de la branche et venez en support du montage des offres commerciales.

Vous êtes un élément clé de la fluidité des informations au sein des équipes et leur apportez appui et fiabilité dans leur action au quotidien.

Assistanat du département

**Gestion administrative**: courriers, organisation réunions et support aux équipes, réservation de salles, etc...
Gestion des agendas
Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département y compris vérification des notes de frais
Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département

Gestion des arrivées de personnel

**Gestion du matériel**: demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI....
Mouvement de personnel et affectation
Accueil des personnes

Facturation pour l'ensemble de la branche

Création des numéros d'imputation dans SAP et suivi des imputations
Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L1)
Suivi des missions notifiées et envoi à la comptabilité
Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires de la branche
Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts

Suivi administratif des indicateurs SMART en lien avec les responsables de pôle ou de département

Carnets de mission
CVs
Enquête satisfaction client
Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
REX mission
REX sécurité
Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacité

Gestion des prestataires de service en lien avec les responsables de pôle ou de département

Rédiger les contrats et assurer leur suivi administratif (mise à jour chaque année avec revalorisation)
Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
Saisir les factures dans les dossiers de missions

Support du montage des offres commerciales

Il s'agit d'assurer une continuité de service en cas d'absence au sein des équipes Développement.

**L'assistant(e) aura en charge**:
La veille et la sélection des appels d'offres lancés.
Le téléchargement des DCE sur demande
La diffusion des consultations aux départements concernés
La gestion des retours en lien avec les autres entités du groupe : GO/ NO GO dans l'outil REFLEX
**L'aide au dossier technique**: récupérer les CVs identifiés dans les organigrammes, organisation RO...
Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions...) et les réponses à apporter
La création des opportunités dans Reflex

**Qualifications**:
Qualités et compétences requises

Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques
Être rigoureux(se) et organisé(e)
Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe
Avoir le sens du service et de la continuité de l'action à conduire
Être créatif(ve) et pourvoyeur(se) de solutions
L'anglais serait apprécié
Informations supplémentaires

**Nous vous offrons**:
**Une entreprise sociale et citoyenne**: accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
**Une organisation du travail modulable**: télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
**Une politique de partage des résultats**: intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les oeuvres sociales, forfait mobilité durable...
Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

**Notre process