Secretaire Medical Pole Pediatrie Cerevance

**Le poste**:
Poste partagé entre le CEREVANCE 2 jours par semaine (Centre de référence national des maladies rares, cytopénies auto-immunes sévères de l’enfant) et le secrétariat d'onco-hématologie pédiatrique à l’Hôpital des Enfants 3 jours par semaine.

Vos missions principales sont:

- accueillir, renseigner et orienter les patients ,familles et usagers (demandes d'avis)
- planifier les activités du parcours patient
- être garant de la coordination médico-administrative.

**Environnement de travail**
- **2 jours / semaine : 1 Bureau dédié au centre de références maladies rares CEREVANCE**:
Travail en collaboration avec l’équipe recherche (chef de projet, attaché (s) de recherche clinique) et le médecin coordonnateur
- **3 jours / semaine : 1 Bureau dédié au cœur des consultations de pédiatrie Hôpital des Enfants**:
Travail en collaboration avec les autres secrétaires des consultations / hôpital de jour / hospitalisation conventionnelle, la cellule Allopédia, l’équipe paramédicale et les médecins.

Vos activités principales:
**Accueil**
- Accueil physique et téléphonique des patients
- Orientation des patients pour une prise en charge de qualité : identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients

**Planification du parcours patient**
- Réception (par mail et téléphone) et transmission des demandes d’avis médicaux
- Planification des rendez-vous de consultations (environ 5 par semaine)
- Mise en forme et envoi des comptes rendus de consultations (Dxcare)
- Création, archivage et numérotation des dossiers patients (en tenant compte de la réglementation des archives médicales)

**Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative**
- Gestion du courrier
- Gestion de bases de données : aide à la saisie dans une base de données spécifique pour recensement et établissement d’indicateurs (CEREVANCE)
- Gestion des dossiers patients
- Gestion des agendas des médecins
- Coordination des programmations d’examens complémentaires et poursuite du parcours de soin selon les besoins médicaux de l’enfant en lien avec les plateaux techniques, les services de consultations et d’hospitalisations, les correspondants de ville,...

Vos activités spécifiques:
CEREVANCE

1) Saisie hebdomadaire sur le portail web BAMARA des données d’activités de la file active des patients du CHU (consultations/hospitalisations/’expertise) et de la cohorte nationale (expertise sur dossiers).

2) Participation à l’organisation des réunions scientifiques nationales (1 par an), régionales ou locales (à la demande), avec les professionnels et avec les associations de patients : organisation (lieux repas), conception et envoi des invitations, comptes rendus

3) Animation partenariale avec l’association de patients (O’CYTO), participation à la mise à jour du site, à l’animation de forums, à l’organisation des week-ends famille.

4) Aide à la gestion des RCP nationales mensuelles : programmation, organisation (rappel à la mailing liste, inscription des dossiers et réception des fiches).

Contact : Valentine M'BUENO
(05.57.82.24.73
) - Coordinatrice des secrétariat médicaux

**Profil recherché**:
**Compétences techniques**
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning,)
- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

**Compétences organisationnelles**
- Secret professionnel, discrétion
- Rapidité d’exécution
- Organisation et méthode
- Esprit d’initiative, créativité

**Compétences relationnelles**
- Sens de l’accueil et du travail en équipe
- Disponibilité