Adjoint Administratif

**Descriptif**

1- Descriptif du service - effectif
Le service se compose de:

- 1 Attaché d’administration
- 8 adjoints administratifs
- 1 vaguemestre

2- Identification du poste
2.1 Grade:
Agent administratif contractuel
2.2 Lieu d’exercice
Direction des Moyens Opérationnels et du Système d’Information (DIMOSI) du site de Montbrison
Services Economiques et Logistiques
2.3. Liaisons hiérarchiques
Placé sous l’autorité:

- La directrice de la DIMOSI
- L’Attaché d’Administration Hospitalière, responsable de la DIMOSI

2.4. Liaisons fonctionnelles
- L’ensemble des services du Centre Hospitalier du Forez pour la gestion administrative (commandes, réceptions, facturations)
- Fournisseurs pour la gestion administrative (demande de devis, commandes, facturations, litiges )
- Collaboration avec l’ensemble des services composant la DIMOSI (informatique, magasins, hôtellerie, standard, blanchisserie, transports, travaux, biomédical)

3- Définition du poste - Missions
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la DIMOSI
- Suivre et gérer les processus administratifs (commandes, facturations, suivi budgétaire )

4- Activités principales
- Saisie des commandes sur logiciel métier (Hexagone AGFA)
- Engagement des dépenses sur le domaine confié
- Contrôle des services faits au regard de la commande et de la conformité de la livraison
- Liquidation des factures (au vu des réceptions et des commandes)
- Affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget)
- Classement et archivage des pièces comptables et transmission des pièces justificatives aux services financiers pour mandatement
- Suivi financier des plans d’investissements annuels (biomédical, travaux, informatique, et mobilier) en lien avec le référent administratif du secteur concerné.
- Suivi des charges rattachées
- Référent administratif sur le suivi des marchés en cours ou notifiés.
- Analyse et optimisation des dépenses en marché
- Suivi financier des opérations hors plan d’investissements (FIR, MIG, dotation ARS)
- Traitement des demandes d’informations diverses (service mandatement, trésorerie, fournisseurs, services internes)
- Polyvalence sur les fonctions des différents postes des Services Economiques composant la DIMOSI
- Participation au recueil des besoins du Centre Hospitalier du Forez dans le cadre du GHT

5. Compétences et qualités requises
5.1. Qualification requise
- Bac ou niveau BAC

5.2. Expérience requise
- Expérience requise dans le domaine administratif (une première expérience en établissement public de santé serait un plus).
- Expérience dans le domaine du secrétariat ou dans la gestion administrative.

5.3. Compétences requises - savoir faire
- Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
- Identifier, analyser, prioriser, et synthétiser les informations
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger des informations pour assurer un suivi et une traçabilité du travail effectué
- Compétences en informatique World - Excel
- Connaissance en comptabilité hospitalière

5.4. Qualités relationnelles - savoir être
- Rigueur et adaptabilité
- Loyauté
- Ponctualité
- Discrétion
- Appétence pour travail en équipe
- Savoir rendre compte de son activité et signaler les dysfonctionnements

6. Conditions particulières d’exercice
Gestion dans son domaine de l’ensemble du Centre Hospitalier du Forez (Feurs et Montbrison) en étant basé sur le site de Montbrison (polyvalence possible sur le site de Feurs)
7. Risques professionnels (si besoin)

8. Formation continue obligatoire
- Logiciel métier « Agfa »

**Personne à contacter**
Françoise ROUDIER, Directrice de la DIMOSI