Responsable Administratif Et Financier Civis

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: **Missions**: L'objectif de toute l'équipe CIVIS est de contribuer à la mise en œuvre et au développement de l'université européenne CIVIS, en appui des porteurs politiques et opérationnels à AMU et au sein de l'Alliance. La mission principale sera de piloter le budget et d'assurer l'expertise administrative auprès de la directrice et de son équipe. Le responsable administratif et financier F/H a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, administratives, la gestion du personnel et la gestion budgétaire du pôle. Le responsable administratif et financier assurera le bon fonctionnement du pôle et des projets. Il participe à la définition des documents administratifs essentiels (conventions, guides, procédures) et à la construction budgétaire dont il assure également le suivi d'exécution. **Activités principales**: - Développer et mettre en place des outils administratifs et de gestion financière du projet européen - Établir des rapports sur les avancées du projet - Communiquer avec les parties prenantes et mobiliser les ressources nécessaires - Conseiller la hiérarchie et proposer des ajustements, si nécessaire - Favoriser la collaboration et le partage des connaissances et des bonnes pratiques entre les différents participants du projet au sein de l'université et avec les partenaires de l'Alliance européenne - Suivre le budget et les circuits financiers afin dl assurer l'alignement sur le calendrier d l exécution du projet - Assurer la coordination avec les différents partenaires lors des périodes de rapports financiers - Définir et mettre en œuvre un plan d'action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés - Établir les bilans financiers et les documents administratifs nécessaires - S'assurer que toutes les dépenses et versements sont conformes aux lignes directrices et aux procédures requises - Travail avec les services financiers et des ressources humaines d'Aix-Marseille Université (cellule finance de la DRI, Direction des affaires financières, Agence Comptable...) - Communiquer, produire et mettre à disposition des ressources documentaires à destination des partenaires et des équipes - Piloter l'optimisation des processus métiers - Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses - Préparer et participer aux dialogues de gestion - Apporter expertise et conseil auprès de la direction - Contribuer à l'administration de l'Alliance - Suivre les dossiers de partenariats et de conventions - Superviser et développer les processus administratifs - Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure - Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant - Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats - Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité - Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités - Assister la direction et les chefs de projet **Positionnement hiérarchique**: Ce poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative de l'université européenne CIVIS. **Profil**: Vous avez une expérience avérée de gestion administrative et financière de projets, et vous maîtrisez des outils de gestion budgétaire. Vous avez une bonne connaissance des projets européens et êtes intéressé par l'environnement de l'Enseignement Supérieur en France et en Europe. Ce poste nécessite de travailler en étroite collaboration avec l'équipe de coordination du projet et les partenaires et collaborateurs CIVIS au sein de l'établissement, mais également au niveau international. Cela implique un niveau d'anglais minimum B2. Vos qualités d'organisation dans un contexte de travail complexe, votre aptitude à la prise d'initiative ainsi que votre goût affirmé pour le travail en équipe, seront un atout pour le poste. **Les avantages liés au poste**: