Assistant de Direction

**Missions**:
L’assistante de direction contribue au bon fonctionnement de la Direction Générale en assurant un relai efficace en interne comme en externe.

Sous l’autorité de la Directrice Générale, il (elle) assiste la Direction Générale dans la gestion et l’organisation administrative. Partie prenante dans la communication interne et externe, il (elle) œuvre dans une dynamique de coopération et de partenariat avec l’ensemble des acteurs de l’IRTS Poitou-Charentes. Il (elle) assure les missions principales suivantes:
**Interface et communication**
- Joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de la Direction Générale.
- Traite et transmet les décisions, les notes de service, les divers documents en interne et en externe
- Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’IRTS Poitou-Charentes

**Gestion administrative et organisation**
- Prend en charge le suivi complet de dossiers en lien avec les services concernés des dossiers liés à la Direction Générale
- Contrôle et fournit les documents nécessaires aux missions de la Direction Générale
- Gère l’agenda, le planning de la directrice générale, organise les rendez-vous et filtre les appels et les accueils physiques
- Organise le planning et les déplacements de la directrice et des membres de l’équipe de direction.
- Réalise la gestion administrative du courrier ainsi que des messages électroniques.
- Instruit, prépare et suit l’évolution de différents dossiers en lien avec les services concernés (constitution, synthèse, mise à jour de fichiers, etc.).
- Conçoit et rédige des courriers, rapports, notes, etc.
- Prépare et organise diverses réunions internes et externes (convocations, préparation des dossiers, réservations de salles, etc.) et rédige des comptes rendus.
- Effectue des recherches documentaires, les transmet ou les exploite.
- Répond aux appels d’offres (partie administrative) en lien avec les secrétariats des filières et APP.

**Gestion de l'information et documentation**
- Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents.
- Traite l'information (collecte, classe et met à jour).
- Conçoit des tableaux de bord et réalise le suivi d'activités.

**Gestion de l'association**
- Établit et met à jour les listes des membres de l’association, du conseil d’administration et du bureau.
- Prépare et réalise les campagnes d’adhésion.
- Prépare et organise les réunions du conseil d’administration, du bureau de l’association ainsi que les AG (assemblées générales).
- Rédige les comptes rendus des séances de conseil d’administration, de bureau et des assemblées générales.

**Profil**:

- BTS assistante de direction exigé
- Très bonne maitrise des outils bureautiques (Microsoft 365), de communication (Créer/utiliser des outils et supports visuels - utilisation de logiciels de mise en page) et d’internet
- Autonomie, capacités d’organisation, d’analyse et de synthèse, rigueur
- Maîtrise des techniques de gestion administratives (organiser, planifier les moyens à mettre en œuvre)
- Sens de l’organisation, respect des délais, sens des priorités
- Très bonne communication écrite et orale
- Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs institutionnels
- Esprit d’initiative, anticipation, capacité à s’adapter
- Qualités relationnelles, sens de l’accueil
- Confidentialité, discrétion, loyauté
- Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence
- Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire souhaité

**Condition d'emploi**:

- CDD 1 ETP, à pourvoir dès que possible jusqu’au 30 novembre 2025
- Rémunération selon CCNT 15/03/66.
- Poste basé à Poitiers, déplacements occasionnels en Région.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : à partir de 1 801,80€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel