Assistant(E) Administratif

**À propos du poste**
L’ECM - École de Commerce et Management, groupe d’enseignement supérieur situé dans le Nord Est et le centre de la France (7 campus) et préparant à des parcours diplômants (BTS, Licence, Master, Titres RNCP) recherche un(e) Assistant(e) Administrative pour son siège de Besançon.

En nous rejoignant, vous choisissez de vivre une expérience collective forte, faite de dynamisme, d'humour et d'audace

Notre raison d'être ? Accompagner et orienter des jeunes talents vers leur voie professionnelle tout en répondant aux projets ambitieux de nos entreprises clientes en matière de recrutement (alternance + jeunes diplômés).

Intégrer l'ECM (90 collaborateurs), c'est faire le choix d'une organisation qui bouge, dans laquelle vous pourrez vous épanouir et grandir... jusqu'à vous accomplir.

L’ECM est animée par 6 valeurs fortes, partagées par l’ensemble de ses publics : l’audace, la confiance, la persévérance, l’accomplissement, le collectif et la responsabilité.

Dans le cadre d’une création de poste pour renforcer l’équipe administrative au sein de notre siège de Besançon, nous recherchons notre futur.e collègue.

**Missions**:
L’Assistant(e) Administratif(ve) produit les conventions et factures dans le respect des procédures administratives établies.
Directement rattachée à la Responsable administrative et qualité, intégré(e) au sein du siège dans une équipe de 6 personnes, l’Assistant(e) administratif(ve) a pour missions:
**La gestion administrative des conventions**:

- Support téléphonique
- Respect des procédures administratives
- Traitement des non-conformités OPCO
- Etablissement des éléments concernant la partie Alternance et Stage:

- Inscription des stagiaires sur leur parcours scolaire de formation
- Elaboration des différentes conventions (alternance, stage)
- Gestion de la relation OPCO et entreprises, envoi des conventions et récupération des accords de prise en charge,
- Etablissement des éléments concernant la partie Formateurs:

- Création des comptes formateurs
- Gestion des documents obligatoires en lien avec QUALIOPI et les organismes sociaux
- Réalisation des contrats formateurs et l’accompagnement/support des formateurs
- Gestion des ruptures de contrat

**La gestion administrative de la facturation**:

- Etablissement des éléments concernant la partie Alternance:

- Réalisation des factures et des certificats de réalisation correspondant dans le respect du plan comptable
- Envoi des factures clients et réalisation des relances
- Rapprochement, contrôle et enregistrement des factures
- Saisie et suivi du paiement des factures
- Etablissement des éléments concernant la partie Formateurs:

- Extraction des relevés d’heures formateurs
- Rapprochement de leur facture mensuelle
- Contrôle de cohérence.
- Enregistrement comptable de la facture

Profil

Avoir travaillé dans un organisme de formation est un atout afin de pouvoir rapidement comprendre les acteurs et leurs liens (financements OPCO, conventionnement des apprentis).

Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité d’organisation et d’adaptation que vous avez pu mettre en œuvre dans des missions administratives variées (facturation, comptabilité, administration des ventes ou dans un service formation).

Doté(e) d’un bon relationnel, vous êtes en mesure de vous intégrer rapidement à une équipe et faites preuve de disponibilité et support.

Vous serez amené(e) à utiliser divers outils informatiques propres à notre secteur d’activité. La maîtrise de l’environnement Office 365 est demandée ainsi que la connaissance et utilisation d’au moins un ERP.
- Contrat à durée indéterminée
- Temps plein - 39 h / semaine
- 1 jour de télétravail par semaine possible
- Avantages : prime d'intéressement annuelle, séminaire annuel d'entreprise à l'étranger (5 jours), chèques cadeaux à Noël

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 25 000,00€ à 27 000,00€ par an

Avantages:

- Intéressement et participation

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/09/2025