Assistant de Gestion

Afin de répondre à une croissance de notre activité, nous ouvrons un poste d'Assistant de gestion F/H, qui va intervenir en support aux équipes et à la direction de l'agence. Devenir Assistant de gestion F/H chez Urbanis, c’est intégrer une équipe dans un esprit collaboratif. Urbanistes, géographes, architectes, thermiciens, travailleurs sociaux et assistants travaillent conjointement sur les missions de l’agence. Chez Urbanis, chaque rôle est important, chaque intervenant est acteur de la bonne réalisation de nos missions Le domaine de l’habitat et ses problématiques ont un réel intérêt pour vous ? Ça tombe bien C’est ce qui animera votre quotidien. L’Assistant de gestion F/H met en avant ses compétences pour appuyer la Direction de l’Agence sur toutes les formalités administratives et de manière générale, dans tous les aspects de son travail pour gagner en efficacité. En coordination avec l’assistante régionale, basée à Strasbourg, vos missions portent sur le périmètre de nos activités dans le Haut-Rhin. Elles comprennent: - ** L’accueil **de nos bureaux mulhousiens : standard, interphone, gestion des courriers entrant et sortant, traitement des courriels , - ** L'assistance à la Direction** de l’agence: - Suivi des contrats clients : enregistrement des nouveaux contrats dans notre ERP (Akuitéo), contact avec les clients sur les questions administratives et comptables, classement, préparation de la facturation, - Appui à l’organisation des réunions d’agence et d’antenne : organisation, ordre du jour, comptes rendus, - Appui à l’organisation d’évènements, - La petite **comptabilité**: achats en ligne, vérification et saisie des dépenses sur relevés CB, - La gestion de la **relation fournisseurs** : recherche de fournisseurs, passation et suivi des commandes, suivi des facturations, saisie des factures (Compléo), - L'**appui RH**: - Recrutements: - préparation de l’arrivée des nouveaux intervenants : achat et paramétrage du matériel, ouverture de comptes mail, codes d’accès, alimentation dossier du personnel, matériel..., - accueil des nouveaux membres de l’équipe : transmission du livret d’accueil, présentation des bureaux, présentation du fonctionnement des "Drives", appui à la prise en main des outils internes , - Gestion des rendez-vous à la médecine du travail, - Validation des notes de frais, validation des absences, suivi des justificatifs d’arrêt, - Lien entre le service des ressources humaines et les intervenants au besoin, - La **gestion logistique** des locaux de l'agence (3 sites à Colmar et Mulhouse), - Les diverses réponses aux **besoins logistiques** lors de réunions, déplacements, - L'**appui aux équipes projet** pour la réalisation des missions: - Prise de rendez-vous, - Saisie de données, - Tenue ponctuelle de permanences, - Standard téléphonique des opérations et premier niveau d’information aux propriétaires sur les aides possibles, - Réalisation de publipostages, - Réservation de billets de train. Vous justifiez d’une formation de type Bac+2 ou bien d'une expérience de 5 années sur un poste similaire. Vous utiliserez les outils bureautiques au quotidien (Pack office et Suite Google). En contact fréquent avec le public et les prestataires, vous maîtrisez les techniques d'accueil et disposez de bonnes compétences relationnelles. Afin d'assurer une bonne cohésion de l'agence, vous devez faire esprit d'initiative et mettre en avant votre aptitude à travailler en équipe. **Les conditions que nous vous proposons**: - Type de contrat : CDI à temps partiel (24h sur 3 jours/semaine, évolutif), - Localisation : Mulhouse, - Date de démarrage prévue : Dès que possible, - Rémunération proposée : Selon profil et expérience, - Avantages annexes : Intéressement aux résultats de l'entreprise, participation, prime vacances, forfait vélo, tickets restaurant, abonnement Citiz, - Urbanis est une société qui appartient à ses salariés, vous avez donc la possibilité de bénéficier d'un plan d'actionnariat attractif Le développement des compétences améliore l’efficacité professionnelle et contribue à l’évolution de carrière. C’est pourquoi nous vous proposerons l’accès à nos formations diverses, permettant de développer vos compétences métier, et ainsi pouvoir apprendre tout au long de votre parcours professionnel. Formations internes ou externes vous permettront ainsi d'échanger avec des professionnels variés et aussi de partager vos pratiques avec vos collègues d’autres agences - Si votre profil correspond à nos attentes, le service recrutement prendra contact avec vous pour organiser un premier entretien téléphonique. - A l'issue, la Direction régionale analysera cet échange et vous proposera un entretien physique. (Si l'échange téléphonique n'est pas concluant et que le processus de recrutement s'arrête là, vous