Assistant de Ressources Humaines

**L'entreprise** GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE**

Membre du Groupe IONIS, l’EPITA est une Grande École d’ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

L’école est ouverte à tous les profils qui recherchent l'excellence, en 3 ans (experts, Bachelors) comme en 5 ans (cycle ingénieur). Elle développe depuis 1984 une approche pédagogique inédite qui associe la pratique, la recherche et l'innovation. Présente sur cinq campus en France, elle est par nature ouverte à l'international, à la recherche et à l’entrepreneuriat.

Ses étudiants apportent chaque jour des réponses innovantes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociaux de demain. Avec 8 500 diplômés dans plus de 2 000 entreprises, l’EPITA offre des opportunités de carrière sans frontières.
**Description du poste**
Nous recherchons pour l'EPITA basée au Kremlin-Bicêtre, un.e Assistant.e de Ressources Humaines.

Vous intégrerez une équipe RH dynamique composée d'une responsable RH et d'une chargée RH. Vous serez impliqué.e dans divers aspects de la gestion des ressources humaines, du recrutement à la formation, en passant par l'onboarding et le suivi administratif du personnel. Vous jouerez un rôle clé dans le soutien quotidien de l’équipe RH, en contribuant à la gestion des processus RH et en assurant un service de qualité aux collaborateurs.

Vos principales missions seront les suivantes:
**Formation**
- Contribuer à l’identification des besoins en formation en collaborant avec les managers et les collaborateurs, et élaborant le plan de développement des compétences
- Organiser et planifier les sessions de formation en tenant compte des disponibilités des collaborateurs et des prestataires, en coordonnant avec les organismes externes (prise de devis, négociation des modalités) et en gérant la logistique des formations internes si besoin (réservation des salles, matériel pédagogique, convocation des participants)
- Assurer la gestion administrative de la formation en enregistrant les actions réalisées dans les outils dédiés, en établissant et transmettant les documents nécessaires (conventions, attestations de présence, feuilles d’émargement), en suivant les budgets en collaboration avec la comptabilité ou le service finance, et en préparant les dossiers pour les demandes de prise en charge auprès de notre OPCO (AKTO)
- Collecter les retours des participants via des questionnaires ou des entretiens, évaluer la qualité et l’impact des formations réalisées, et proposer des améliorations ou ajustements en fonction des feedbacks recueillis

**Gestion de l’on-boarding avec l’assistante RH**
- Collecter et vérifier les documents administratifs requis auprès du nouveau collaborateur, avec suivi en cas de pièces manquantes
- Gérer et commander le matériel informatique requis
- Assurer la demande d’accès aux outils internes nécessaires (licences logicielles, téléphonie, etc.)
- Suivre la période d’essai via l’intégration dans les tableaux de suivi et l’organisation des entretiens de fin de période d’essai
- Intégrer le nouveau salarié dans les tableaux de paie et transmettre les documents requis à la comptabilité pour la DPAE dans les délais
- Gérer la demande d’affiliation à la mutuelle
- Créer la fiche salariée et organiser le rendez-vous auprès de la médecine du travail

**Rectorat**
- Assurer la gestion des déclarations individuelles, notamment la collecte, la vérification et la transmission des informations administratives requises pour les enseignants
- Gérer les déclarations annuelles en consolidant les données, en préparant les rapports réglementaires et en assurant leur conformité avant transmission aux autorités compétentes

**Gestion des contrats de travail des vacataires**
- Coordonner avec les différents services (scolarité des sites en régions, service pédagogique des programmes internationaux, etc.) pour collecter les informations nécessaires à la gestion des contrats
- Rédiger et finaliser les contrats des enseignants vacataires et des autres intervenants (CDDU, CDD)
- Prendre en charge la gestion des contrats des assistants de l’EPITA, incluant la rédaction, le suivi et les éventuelles modifications

**Gestion des recrutements des apprentis et suivi des dossiers**
- Assurer la mise en relation avec le CFA (Centre de Formation des Apprentis) ou l’OFA (Organisme de Formation d'Apprentis) des écoles des alternants
- Envoyer et suivre les dossiers auprès de notre OPCO (Akto) pour garantir la bonne prise en charge des contrats d'apprentissage

**Suivi administratif des salariés étrangers**
- Vérifier et suivre la validité des titres de séjours et des autorisati