Employe(E) Administratif(Ve)

**Description du poste**

Désireuse ou désireux d'évoluer dans un environnement valorisant et stimulant ce poste est pour vous.

La **Maison Sainte Chrétienne** est un EHPAD situé dans un écrin de verdure, au cœur du quartier du Sablon, proche de tous les commerces et commodités. Nous sommes une Association à but non lucratif à taille humaine, membre de la Fédération des Etablissements et d'Aide à la Personne (FEHAP). Nos collaborateurs œuvrent au quotidien pour la prise en charge de nos 72 personnes âgées à travers différents modes d’hébergement (permanent, temporaire). Nous disposons d’activités spécifiques (unité de vie protégée et PASA) et l’établissement assure en sus la prise en charge de personnes extérieures par le biais de son accueil de jour (12 places).

Nous adhérons au **Groupement de Coopération Sanitaire iUNGO**, qui regroupe 9 EHPAD, 1 USLD et 2 Résidences Autonomie du territoire et qui prend en charge près de 650 résidents.

Nous recherchons aujourd’hui un(e) **EMPLOYE(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F.**

**LIENS HIERARCHIQUES**
- Directeur du site

**LIENS FONCTIONNELS**
- Equipe administrative
- Résidents - Familles
- Equipe logistique (nettoyage, restauration, service, lingerie, technique)
- Equipe soignante
- L’ensemble des intervenants externes

**MISSIONS PRINCIPALES**

**1. Tâches transverses et relationnelles**
- Gérer les appels téléphoniques entrants
- Accueillir physiquement les familles et visiteurs
- Répondre aux demandes et sollicitations des familles
- Réserver les transports (ambulances, VSL )
- Mettre à jour les dossiers de soins en lien avec l'équipe soignante
- Faire le lien avec les cabinets médicaux et les pharmacies pour l’équipe soignante
- Suivi et réception des commandes à la pharmacie
- Transmettre les effectifs repas et effectuer divers affichages dont ceux des repas et de l’animation
- Répartir le courrier et le distribuer aux résidents le cas échéant
- Venir en support administratif des différents services

**2. Gestion des dossiers d’admission**
- Réceptionner et imprimer les demandes d’admission
- Vérifier la validation financière (aide sociale, etc.)
- Transmettre les documents pour validation médicale et de la Direction
- Enregistrer la demande dans la liste d’attente
- Organiser les RDV de pré-admission avec les familles, la direction et le médecin
- Accueillir les familles lors des entretiens, remettre les documents
- Planifier les RDV de signature du contrat de séjour et annexes
- Constituer le dossier administratif et médical (habitudes de vie, documents )
- Scanner et classer les documents reçus
- Vérifier la complétude des dossiers avant admission

**3. Accueil et intégration du résident**
- Préparer les listes internes (accueil, soins, repas )
- Enregistrer le résident dans tous les logiciels (TITAN, ESMS, listes internes )
- Préparer l’accueil physique le jour J (information équipes, orientation )
- Gérer les inventaires et objets personnels
- Récupérer les documents manquants post-admission

**4. Suivi de la vie administrative du résident**
- Suivre les délais de préavis
- Rédiger les avenants (passage temporaire/permanent)
- Gérer la logistique liée aux mouvements (chambre, ménage, transfert )
- Mettre à jour quotidiennement les mouvements dans les logiciels (TITAN )
- Suivre les documents administratifs à jour dans les dossiers

**5. Sortie, transfert ou décès**
- Organiser les sorties ou transferts (ambulance, chambre, médecins )
- Préparer les documents de sortie ou de liaison d’urgence en support de l’équipe soignante
- Informer les familles et les équipes
- En cas de décès : démarches administratives (Affichage, condoléances )
- Enregistrement dans le registre des décès
- Lien avec la comptabilité pour vérification des soldes/dettes

**FORMATION ET EXPERIENCE REQUISES**

**Formation et/ou qualification requise**
- Bac à Bac+2 en gestion administrative, secrétariat médico-social, ou équivalent

**Pré requis professionnels**
- Expérience dans le secteur médico-social ou administratif fortement souhaitée
- Une formation ou expérience dans l’utilisation de logiciels EHPAD (pack Office, TITAN, RESID ESMS...) est un atout
- Connaissance de la législation médico-sociale et administrative

**Aptitudes personnelles/ savoir-être**

**Savoir-faire**:

- Gérer des dossiers administratifs de façon rigoureuse
- Respecter les procédures et les délais
- Prioriser et organiser les tâches
- Rédiger des documents et mails professionnels
- Travailler en lien avec des interlocuteurs multiples (famille, médecin, direction )

**Savoir être : attitude adaptée à l’exercice professionnel nécessitant notamment**:

- Discrétion professionnelle et respect du secret médical
- Sens de l’écoute, diplomatie et courtoisie
- Esprit d’équipe
- Réactivité et adaptabilité
- Sens de l’accueil

**Comportement attendu**:

- S’adapter aux situations, aux changements d’équipe et de rythme
- Être capable d’agir avec discrétion, solidarité et respect des décisions prises
- Être capable de rendre