Secrétaire Administratif Et Vie Associative

L’association COMMUNAUTE JEUNESSE, association Essonnienne qui œuvre depuis 50 ans dans l’accueil, l’accompagnement et l’hébergement des personnes vulnérables, (3 établissements regroupant près de 70 salariés et divers dispositifs et activités) recherche un (e) secrétaire administratif(ve) & vie associative confirmé (e).

**Missions principales**:
Au sein du pôle administratif l’Association, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Vie Associative, assure un rôle polyvalent de soutien à la direction, aux ressources humaines, de gestion administrative et d'interface pour la vie associative.

Ses missions s'articulent autour des axes suivants:
**1.Secrétariat de Direction**:
Veille des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe : anticipation des besoins logistiques (accueil des visiteurs, préparation de supports : plaquettes, rapports d'activités...).

Constitution et mise à jour des fonds de dossiers (renseignement des informations récurrentes).

Rédaction de notes ou comptes-rendus et diffusion d'informations internes et externes si nécessaire

**2. Accueil et Gestion Administrative**:
En lien avec le Pôle administratif et les secrétaires

Accueil : Réception physique et téléphonique (si absence) du pôle administratif.

Fournitures : Centralisation des besoins de chaque antenne, création et mise à jour d’une grille tarifaire (produits référencés), préparation et passation des commandes, suivi des livraisons, gestion des litiges et du stock.

Suivi et mise à jour du parc informatique

Contrats et Assurances : Suivi administratif des ouvertures et fermetures de contrats, création et mise à jour du tableau de suivi (échéances, renouvellements, contacts...). Alerte des responsables.

Support RH : Participation à) la collecte et compilation de données pour les reportings mensuels et annuels (absences, congés...), et à la mise à jour des tableaux de bord, aide à la diffusion d'informations.

**3. Organisation et Gestion Documentaire**:
Analyse de l'existant et proposition de structuration optimisée pour les documents physiques et numériques (SharePoint).

Mise en place du nouveau classement physique et participation à la migration et à l'organisation des données numériques sur SharePoint (aide à la création d’arborescence)

Rédaction de guides et procédures de classement et de nommage des fichiers.

Dossiers Logement : vérification de la mise à jour des documents.

**4. Intégration du RGPD**:
En lien avec la responsable des Ressources humaines et administrative

Participation à la mise en place des procédures de suppression et d'archivage des données.

Implication dans la tenue des registres liés au traitement des données personnelles.

Vérification de la conformité des mentions d'information RGPD dans les documents.

**5. Gestion de la Vie Associative (Selon les besoins et compétences)**:
En lien avec la Direction et la responsable des Ressources humaines et administrative

Préparation et envoi des convocations aux Conseils d'Administration.

Organisation logistique des réunions (réservation de salle, préparation des documents et de l'intendance) et des évènements (AG/repas annuel des salariés, Fête des résidents).

**Profil recherché**:

- Formation de niveau Bac +2 minimum, en secrétariat, assistanat administratif ou équivalent.
- Expérience souhaitée sur un poste similaire.

**Compétences requises**:

- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel indispensable).
- Excellentes capacités d'organisation, de gestion des priorités et de rigueur.
- Polyvalence et capacité à gérer des tâches variées.
- Sens du service et aptitude à travailler en équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Connaissance des procédures administratives (notions de base en matière de RGPD).

**Conditions et avantages**:

- CDD 6 mois à temps plein non cadre (35 heures) avec 18 jours de congés supplémentaires (6 jours sur le 1er, 2nd et 3ème trimestre)
- Rémunération calculée sur la convention CCN 66, selon expérience
- Avantages CSE + Chèques cadeaux et chèques vacances. Mutuelle.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel