Assistant Administratif

La direction des services techniques est composée d’un service administratif, et de plusieurs services opérationnels (bâtiment, voirie, espaces verts, propreté urbaine, prestation, mécanique) eux même composés d’agents par cœur de métier pour la plupart localisé au centre technique municipal.

Localisée en mairie aux côtés du Directeur du service Bâtiments, l’assistant administratif des bâtiments est la personne « relai » des responsables du service, et participe à la gestion administrative et comptable de ce service, en interface avec les autres services de la DST, les autres services de la collectivité et les prestataires extérieurs.
- **Activités principales et tâches **_

**Tâches de gestion administrative**:

- Assure le relai physique et téléphonique du service
- Accueille le public, les entreprises : physiquement ou par téléphone
- Participe aux réunions du service et rédige les comptes rendus
- Rédige le planning des suivis de chantiers
- Informe les services des dates d’interventions
- Prend en charge la gestion des contrats de maintenance (suivi et veille annuelle des reconductions pour une quinzaine de contrats)
- Aide ponctuelle à la préparation des Commissions de sécurité

**Tâches de suivi comptable et budgétaire**:

- Prend en charge la rédaction et le suivi des bons de commande jusqu’à la validation sur le logiciel financier
- Veille et impression des factures dans le logiciel financier, à faire valider par les collègues à l’origine de la demande
- Réalise le service fait des factures du service bâtiment dans le logiciel financier
- Mise à jour du budget du service bâtiment
- Assure le classement et l’archivage

**Tâches de suivi des demandes de travaux**:

- Participe à la réunion de coordination du logiciel de gestion des demandes d’interventions techniques « Mainti 4 » avec le responsable de la Régie Bâtiment
- Réceptionne les demandes d’interventions d’urgence par mail et par téléphone
- Effectue le suivi de l’état de réalisation des travaux correspondants aux urgences déclarées et le retour vers les services
- Participe au suivi de maintenance de fonctionnement du logiciel « Mainti 4 »avec le COPIL
- **Activités secondaires**_

**Tâches partagées par roulement pour le compte « Direction des Services Techniques »**
- Accueil des personnes (administrés, entreprises, agents des services de la commune et du CCAS)
- Suivi des messages téléphoniques des différents membres de la Direction en leur absence
- Création et notification des bons de commande et /ou ordre de service pour l’ensemble des services techniques afin de maintenir la continuité du service public

**SPECIFICITES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue)**

Temps de travail:

- 38 heures hebdomadaires
- 25 congés annuels et 18 RTT

Horaires:

- De lundi au vendredi (sauf le mardi) : 8h30 - 17h00
- Le mardi : 8h30 - 17h30
- La pause méridienne est de 1 heure, à prendre de 12h30 à 13h30

Télétravail : possible en fonction des nécessités de service et des contraintes d’accompagnement du public

**PROFIL**

**NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D’EXPERIENCE SOUHAITES**
- Niveau BAC, à pondérer par l’expérience
- Première expérience en collectivité territoriale souhaitable

**CONNAISSANCES REQUISES**
- Très bonnes connaissances bureautique (Pack office notamment)
- Connaissance des procédures administratives et comptables
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée

**QUALITES ET CAPACITES REQUISES**
- Nécessité de devoir de réserve et de confidentialité
- Sens de l’accueil et du service public
- Aisance dans un environnement chiffré
- Rigueur, rapidité d'exécution et respect des échéances
- Disponibilité
- Esprit d’équipe et de polyvalence

**CATEGORIE / GRADE**

Cadre d’emplois des adjoints administratifs.
- **Poste permanent, à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle (CDD renouvelable).**_

Type d'emploi : Temps plein, CDD, CDI

Rémunération : 25 000,00€ à 27 500,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel