Assistant(E) de Direction

Au sein de la Région Grand Est, dans un environnement privilégié tant par la qualité du cadre de vie que par la richesse et la variété de son patrimoine, l’Agglomération de Chaumont (45 000 habitants - 63 communes) s’illustre par une politique volontariste soucieuse d’apporter à sa population un cadre de vie répondant aux besoins de chacun.

L’Agglomération recrute pour la Ville de Chaumont, en mobilité interne/externe, par voie statutaire ou à défaut contractuelle:
**Assistant(e) de Direction (H/F)**
**(Catégorie B - filière administrative)**

**Lieu d’affectation : Chaumont**

**Ville de Chaumont et Agglomération de Chaumont**

**Au sein de la Direction des Ressources Humaines et sous l’autorité de la Directrice des Ressources Humaines, vous serez chargé(e) de**:
**Assurer le secrétariat de la direction**
- Gérer les agendas de la directrice et des responsables de service,
- Prioriser les RDV à programmer dans le respect des impératifs d’agendas
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
- Effectuer la préparation matérielle des réunions et entretiens (convocations des agents, hiérarchie )
- Prendre connaissance et communiquer aux différents services les comptes rendus des réunions
- Mettre en forme et suivre les tableaux de bord
- Assurer le dépôt des délibérations sous Actes office en collaboration avec la DRH ainsi que la mise en œuvre de celles-ci (conventions )
- Assister l’ensemble des services sur des tâches de secrétariat lorsque cela s’avère nécessaire
- Gérer le courrier de la direction
- Gérer les fournitures de la direction
- Gérer l’organisation logistique des entretiens disciplinaires (convocation, numérotation du dossier individuel, rédaction des arrêtés )

**Préparer et suivre les organismes paritaires/droit syndical**
- Participer à l’élaboration et au suivi du protocole des droits syndicaux
- Préparer et suivre les organismes paritaires et les groupes de travail dans le respect des délais réglementaires (réunions de préparation et de suivi, convocations, relecture, diffusion des PV et suivi de la mise en œuvre des décisions)
- Elaborer l’ensemble des documents nécessaires aux réunions des organismes paritaires
- Participer à l’organisation des élections professionnelles

**Assurer le suivi des chèques déjeuners**
- Sortir mensuellement la liste pour la répartition des chèques déjeuners, saisir les éléments relatifs aux prélèvements sur CIRIL
- Travailler en collaboration avec le gestionnaire paie chômage

**Assurer la gestion des demandes d’activités accessoire et de cumul d’emplois**
**- Etablir le rapport d’activité de la direction**
- Elaborer les tableaux d’analyses statistiques de l’activité du service
- Elaborer le planning de réalisation du rapport d’activités, le communiquer aux différents services
- Mettre en forme le rapport, le faire valider par la directrice et en assurer la diffusion au DGS

**Assurer l’archivage des dossiers de la direction**
- Elaborer le tableau annuel de l’archivage des dossiers
- Communiquer le tableau aux responsables des différents service pour mise en œuvre
- Assurer la sauvegarde et l’actualisation du tableau récapitulatif
- Compléter les différents bordereaux d’élimination et de versement et les transmettre au service documentation / archives

**Suivre l’information et la communication interne**
- Rendre compte à la DRH de l’état d’avancement des dossiers
- Participer aux réunions de service, aux points journaliers pour informer les collègues de l’état d’avancement de ses dossiers et des différentes réunions calées sur les agendas
- Participer à la préparation et à la diffusion d’outils de communication interne (La Fiche )

**Organiser des événements tels que les journées d’accueil ou l’arbre de Noël**

**Profil**:
Vous disposez d’une expérience sur un poste similaire (ou sur un poste administratif).

Disponible, rigoureux(se), autonome, vous avez une aptitude à gérer les tâches principalement par voie dématérialisée.

Vous savez garder confidentielles les informations et respectez la discrétion professionnelle.

Vous possédez d’excellentes connaissances en informatique (maîtrise d’internet et des outils bureautiques word, excel, powerpoint ).

Vous êtes doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles
(capacité d’analyse et de synthèse) avérées.

Vous êtes en mesure d’informer et de rendre compte.

Vous disposez d’une grande capacité d’adaptation et de travail en équipe.

Vous maîtrisez la législation relative aux organismes paritaires.

**Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.**

**Poste à horaires variables selon règlement intérieur du temps de travail en vigueur et besoins de la Direction**

**Recrutement en catégorie B de la Fonction Publique Territoriale. Rémunération selon profil et expérience.**

**Pre