Gestionnaire de Commandes

I. IDENTIFICATION DU POSTE

I - 1 - Grade

 Adjoint administratif

I - 2 - Zone de responsabilité

 géographique

Centre Hospitalier Intercommunal nord Ardenne - Site de Charleville-Mézières
- Direction des achats

I - 3 - Positionnement dans la structure

 Liaisons hiérarchiques:
Organigramme du service:
Directrice des achats

Adjoint des cadres EXPLOITATION /INVESTISSEMENT

Gestionnaire de commandes et facturation / Adjoint administratif

I - 4 - Les horaires:
 8 heures - 16 heures.

I - 5 - La tenue de travail

 Tenue de ville.

II - LES FONCTIONS et LES ACTIVITES

 Activité principale

 Gère les commandes via COPILOTE ou en direct, ainsi que les factures pour les achats

relevant de son périmètre organisé selon l’organigramme de la Direction des achats

 Saisit les demandes réalisées par le magasin général, puis gère la facturation des

fournitures commandées,

 Effectue le travail de son « binôme » pendant toute absence.

a) Technicité:
Organise sa journée en fonction des tâches à réaliser

Prend en compte les bons de demandes des services validés par son responsable

Effectue un contrôle de la demande et précise le besoin avec le service demandeur si

nécessaire

Demande des devis auprès des fournisseurs et négocie le prix pour certains produits

hors marché en lien avec l’acheteur de la filière concernée

Veille à la bonne imputation budgétaire de la dépense

Relance systématiquement le fournisseur en cas de livraison non honorée

Réceptionne les bons de livraison et les rapproche du bon de commande

Réceptionne les factures

Vérifie les indications portées sur la facture (quantité - exactitude des prix unitaires

avec l'offre de prix)

Règle les litiges éventuels avec le fournisseur

Liquide via la plateforme informatisée

Assure le classement numérique des pièces comptables

Respecte les dates imposées par le planning d'exploitation du MIPIH pour la

facturation

Gère la documentation et les tarifs relatifs à son secteur d'activité.

b) Information:
informe son responsable de tous problèmes relatifs à sa fonction et lui propose

éventuellement des solutions susceptibles d’apporter des améliorations dans son

domaine d’activité

fait circuler l’information utile aux personnes concernées (services, fournisseurs,

collègues,...)

c) Communication -relation:
travaille en relation étroite avec ses collègues, notamment les acheteurs et les

magasiniers

est en relation principalement avec tous les services utilisateurs du CHInA et les

fournisseurs

se tient informé de la « vie » de l’hôpital.

d) Contribution économique:
Contribue à réduire les dépenses par le biais de la mise en concurrence et de la

recherche de l’offre économiquement la plus intéressante

Prend soin des matériels et mobiliers mis à disposition pour exécuter son travail.

IV - PARTICULARITES DU POSTE

Le poste demande un travail en étroite collaboration avec les différents utilisateurs du

centre hospitalier et les fournisseurs.

Une certaine autonomie est nécessaire pour optimiser les ressources mises à

disposition, ainsi que de la rigueur dans l’exécution des tâches qui lui sont confiées.

La maitrise de l’outil informatique est primordiale, notamment logiciels de

comptabilité et de bureautique, dont EXCEL principalement.

V - COMPETENCES SPECIFIQUES ET COMPORTEMENTS REQUIS

a) Principales aptitudes et connaissances requises

Sa formation initiale ou continue ou son expérience professionnelle doivent lui permettre de maîtriser les connaissances ou d’avoir les aptitudes requises dans les domaines suivants:
Gestion et Bureautique

Achat public

Doit savoir entretenir de bonnes relations avec les services et les fournisseurs et avoir

un bon esprit d’équipe

Doit faire preuve d’efficacité et de rigueur et savoir prendre les initiatives à son niveau

dans son domaine d’activité

Respect de la confidentialité des informations traitées.

b) Aptitude physique

bonne présentation générale

examens médicaux conformes à la réglementation en vigueur.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 3 mois

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel