Assistant(E) Administratif(Ve) Chargé(E) de L’accueil, Du Standard Et Du Secrétariat

SOLIHA Charente Maritime / Deux Sèvres est une association Loi 1901 qui fait partie du 1er réseau associatif national au service de l’habitat. L’association intervient dans l’accompagnement des politiques locales de l’habitat en valorisant le parc privé, agit pour le maintien à domicile des personnes âgées ou handicapées, intervient pour que l’insertion sociale par le logement soit une réalité, lutte contre l’habitat indigne, la précarité énergétique et assure des missions d’accompagnement social pour des publics en difficulté ou en situation de précarité. Outre les ménages, ses principaux interlocuteurs sont des collectivités locales et des services de l’Etat (Conseils départementaux, EPCI, communes, DDT, DDTM, DDCS ) et des partenaires institutionnels locaux (CAF, CCAS, UDAF, caisses de retraites, associations, bailleurs sociaux )

**Description du poste**:
**Missions**:
**_ Accueil/standard, réception et gestion de la demande :_**
- Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
- Informer les publics, orienter vers les interlocuteurs pertinents au sein de l’établissement et le cas échéant vers les différents partenaires ;
**_ Secrétariat-administration_**
- Assurer la saisie informatique
- Assurer le secrétariat et le lien administratif entre les particuliers, Conseillers Habitat, chargés d’opérations, techniciens et Organismes financeurs
- Recueillir les documents administratifs et techniques nécessaires à l’instruction et la constitution des demandes d’aide et en vérifier la conformité, relancer les demandes complémentaires, assurer le traitement des réclamations.
- Instruire et suivre les dossiers de financements (demandes de paiements, d’acomptes, de soldes, plans de financement )
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat : courrier, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, saisie, tri, classement, archivage
- Assurer la mise à jour des fichiers partenaires et des outils propres à l’association
- Gérer fournitures et commandes ;
- Réceptionner, traiter et diffuser l’information en interne, en émission et réception (courrier, mails ) ;
- Veiller à la transmission des informations entre les salariés et avec le siège.

**Poste basé au siège social à La Rochelle**

**Horaires** : 37 heures hebdomadaire : 25 jours congés + 12 jours RTT + 3 jours mobiles.

**Salaire** : Selon expérience + prime d’intéressement
**Poste en CDD de 10 mois minimum**

**A pourvoir dans les meilleurs délais**

**Profil recherché**:
**Compétences**:

- De niveau minimum BAC acquis par formation ou expérience professionnelle
- Expérience en accueil téléphonique/standard indispensable
- Connaissances générales en secrétariat et bureautique, Techniques de secrétariat indispensables
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques, saisie informatique (pack office, traitement de textes, tableurs, gestion base de données, outlook)
- Capacité d’assimilation des textes et procédures administratives
- Autonomie, sens de l’organisation, disponibilité, capacité d’adaptation, sens du relationnel
- Une expérience dans des missions similaires serait un plus
- Adhésion au projet social et aux valeurs de l’association Soliha
- Savoir gérer un outil de gestion de base de données et d’activités en interface avec la direction et les différents pôles de l’association

**Permis B exigé

**Qualités requises**:

- Rigueur et organisation : capacité à gérer un volume important de contacts téléphoniques et rédiger des fiches contacts claires
- Dynamisme, motivation et curiosité pour le projet associatif de SOLIHA
- Vraies qualités relationnelles : accueil tout public, sens de l’écoute, attitude positive,
- Être réactif : rappeler les demandeurs selon des délais imposés, savoir se mobiliser sur des évènements portés par l’établissement
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques et numériques
- Qualité rédactionnelle et bonne orthographe (gestion boite mail de l'association)
- Capacités d’initiatives, d’autonomie et de travail en équipe
- Capacités d’adaptation et de polyvalence, de priorisation
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Veiller au respect des procédures internes
- Rendre compte et alerter