Assistant Au Sein Du Bureau Des Admissions

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant au sein du Bureau des Admissions

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Un poste d'Assistant (sur le grade d'Adjoint Administratif) est à pourvoir au sein du Bureau des Admissions de la Direction des Affaires Financières, du système d'information hospitalier, des admissions et du standard.

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Assistant

Grade : Adjoint Administratif

Position dans la structure:
Liaisons hiérarchiques : Responsable des admissions

Liaisons fonctionnelles : cadres de l'établissement et personnels des services administratifs, médecins, familles

Unité d'affectation : Bureau des Admissions

DESCRIPTION DU SERVICE

Composition de l'équipe : 1 secrétaire, 9 gestionnaires Soins libres et Soins sans consentement

Horaires de travail : 35 par semaine pour un temps plein

ACTIVITÉS

ORGANISATION GENERALE DU SECRÉTARIAT

Accueil:
Accueil et information personnes internes et externes

Délivrance de documents

Courrier:
Gestion et répartition du courrier selon unités (envoi et réception)

Suivi des mails (externes et internes) et rediffusion aux personnes concernées

Tâches qui en découlent à réaliser

Centralisation et diffusion des fax

Préparation des « navettes courrier »

Statistiques:
Suivi des statistiques du service

Mises à jour de tableaux de suivi

Réunions:
Préparation et suivi des réunions (réservations salles, créneaux horaires, invitation)

Centralisation des documents et rapports liés à l'ordre du jour : mise en forme, recherche de documentation liée à ces instances, production de documents

Convocation des participants et envoi des documents

Secrétariat des instances (prise de notes, distribution sur table des documents, diffusion informatique )

Rédaction et diffusion des comptes rendus

Proposition d'ordre du jour pour les réunions

Lien avec les intervenants extérieurs

Classement /archivage

Classement de divers courriers, rapports

Archivage des dossiers du bureau des Admissions

Mise à jour des affichages dans le service

Circulaires : copies, diffusion et classement

Mise à jour listing téléphonique et diffusion

Mise à jour des groupes de contacts Outlook

Mise à jour organigramme

Participation à d'autres réunions ponctuelles

Rédaction de lettres, invitations

Fonctionnement service

Suivi et commande de matériel et fourniture

Suivi et réalisation des bons d'intervention pour travaux et réparation admission et standard (bons CARL)

Régie

Mise à jour du tableau de suivi de la régie

Gestion des dépôts et retraits

Isolement et contention

Suivi du tableau des isolements et contention

Préparation des documents et tableaux de suivi pour l'astreinte soir et Week
- end

Gestion administrative patient

Suivi des dossiers nécessitant l'accord du patient pour prise en charge de la chambre particulière

Suivi des dossiers patients selon portefeuille adapté

COMPETENCES / CONNAISSANCES ASSOCIÉES

Qualités relationnelles et d'organisation

Communication écrite/orale et relations interpersonnelles

Maitrise de Microsoft Pack Office (notamment EXCEL)

Maitrise BO et requêtes statistiques

Maitrise des technologies de l'information et de la communication

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement

**PERSONNE À CONTACTER**

JANS Benoît

L'envoi d'un CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

**ETABLISSEMENT**

Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
1 rue du Docteur Archambault BP : 11010
54521 Laxou