Référent.e Assistance

**École des Hautes Etudes en Santé Publique (EHESP)
**Direction des Ressources Humaines
**Référent.e assistance - intervenants extérieurs
**_Poste de catégorie B- basé à Rennes
- **

**1/ Structure de rattachement**

L’École des hautes études en santé publique (EHESP) est un établissement public à caractère

scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). Grand établissement, l’EHESP est membre du réseau des

écoles de service public (RESP), de France Universités et de la conférence des grandes écoles (CGE). Elle

est engagée dans le projet de création de l’Université de Rennes (Etablissement public expérimental).

Véritable plateforme pour l’enseignement et la recherche en santé publique, l’EHESP est structurée

selon des départements (sciences humaines et sociales / Institut du management / méthodes

quantitatives en santé publique / sciences en santé environnementale) intégrés dans un projet

interdisciplinaire incluant notamment des centres de recherche labellisés. L’EHESP propose les filières

de formation de cadres supérieurs pour la fonction publique, des spécialités de diplôme national de

master, des diplômes de mastères spécialisés, des parcours de doctorat et une offre très riche de

formation tout au long de la vie.

L’EHESP accueille 1 300 élèves, étudiants ou doctorants et 7 000 stagiaires en formation continue

provenant d’une cinquantaine de nationalités différentes et fait appel à plus de 1 000 conférenciers par

an.

**2/Positionnement**

Le/la référent.e assistance des intervenants extérieurs est rattaché(e) à la direction des ressources

humaines.

Il/elle gère toutes les demandes de recours formulées par les intervenants extérieurs (membres des

instances, vacataires) qui ont besoin d’un accompagnement spécifique : ordre de mission, accès à la

plateforme de réservation des titres de transport, accès à la plateforme des dépôts de documents en

vue de l’élaboration du contrat, réservation de salle, accès à la plateforme REALIl/Elle travaille en

relation avec les responsables de formation, les assistantes de formation, le centre de services partagés,

le gestionnaire des vacataires à la DRH, l’agence comptable, la DAF, l’agence de voyage
- Référent.e assistance intervenants extérieurs _

**3/ Missions
**Missions Activités**
**ou d** **omaines d’activités
- Apporter une assistance professionnelle et rassurante aux demandes

des intervenants extérieurs et notamment des vacataires à partir de la
**Gestion de la hotline **hotline prévue à cet effet,
- Analyser les difficultés dans l’utilisation des plateformes et apporter
une réponse en ligne en prenant la main à distance ou rappeler après
recherche de la solution,
- Orienter le cas échéant vers le service adéquat,
- Tracer les appels et les réponses,
- Expliciter la règlementation et les procédures mises en place en

externe (vacataire) concernant les politiques déplacements et achats
(AID/OM, états de frais, délais de paiement, certification du service
fait ) à l’occasion des interventions.
- Accompagner les intervenants extérieurs à la plateforme Rydoo
- Tenir un relevé des difficultés non résolues aux fins d’amélioration

continue de la qualité

**Communication /**:

- Accompagner les équipes soutien et support dans l’appropriation des

**accompagnement des équipes **nouveaux outils numériques,
**internes**:

- Diffuser, expliquer les modes opératoires et les dérouler avec les
- agents lors des interventions de soutien,- Proposer des ateliers de formation aux nouveaux outils, logiciels

métiers et à la bureautique

**Activités complémentaires**:

- Dans la limite des disponibilités laissées par les activités ci-dessus, des
missions ponctuelles en lien avec le numérique pourront être confiées.

**3/ Compétences requises
Expérience sur un poste d’assistance téléphonique souhaitée
Capacités d’écoute, de compréhension, d’adaptation et de synthèse
Qualités relationnelles avec différents types de publics internes et externes (personnel,

vacataires, agence de voyage )
Réactivité
Maîtrise des logiciels de gestion Rydoo, eMundus, Notilus si possible ou formation à prévoir sur

ces différents outils,** **
Connaissance des dispositifs règlementaires concernant la politique déplacement et la politique

achat ou formation à prévoir
- Référent.e assistance intervenants extérieurs _

**4/ Modalités de recrutement**

Poste vacant à temps plein, à pourvoir dès que possible

**Rémunération**: Recrutement direct ou par détachement sur la base d’un contrat de droit public à durée
déterminée de 2 ans renouvelable.
Groupe RIFSEEP : B3
NBI : non

**_Renseignements administratifs _**_: _
Marion Ganivet
Directrice adjointe des ressources humaines
Tel : 02.99.02.25.49

**_Renseignements sur le poste _**_: _
Mathilde Maglia
Chargée de mission DRH
Tél. : 02.99.02.28.22