Assistant de Gestion Administrative

**Le poste**:
**PRESENTATION DU SERVICE**

L’Unité Médico-chirurgicale des Valvulopathies (UMCV) a été mise en place pour la prise en charge des valvulopathies par les techniques percutanées. Elle regroupe des compétences d'imagerie, de cardiologie interventionnelle et de chirurgie cardiaque au sein d'une même structure.

Elle est organisée autour d'un service clinique (600 TAVI et 100 Mitraclips par an), d'une unité de recherche (CIC cardiovasculaire, IHU Lyric) et d'une forte activité d'enseignement (locale, nationale mais aussi internationale).

C’est dans ce contexte que le Pr Modine développe de nombreux partenariats dans le domaine des futures valves percutanées avec un triple but : offrir aux patients de nouvelles options thérapeutiques tout en gardant un très haut niveau de sécurité et d'expertise, participer activement au développement de ces nouveaux outils et permettre à l’UMCV une reconnaissance internationale, en relation avec son activité.

**MISSIONS DU POSTE**

L’assistante travaille en étroite collaboration avec le Pr Modine afin de lui apporter un soutien administratif.

Dans le cadre de l’implication du Pr Modine dans les partenariats nationaux mais surtout **internationaux** sur les nouveaux DM, elle aura une implication directe dans la recherche du service en lien avec le CIC cardio-vasculaire.

Les missions sont déclinées selon plusieurs volets:
**1 - ADMINISTRATION - GESTION**
- Assurer la gestion et l’organisation quotidienne de l’agenda
- Assurer le lien avec les différents interlocuteurs : planification de réunions, suivi de dossiers
- Assurer la transmission des demandes émises par les différents industriels, Fédérations, Sociétés savantes, Directions, ANSM, etc
- Répondre aux sollicitations téléphoniques (principalement en anglais)
- Coordonner les inscriptions et les déplacements à des réunions et congrès nationaux ou internationaux (principalement en anglais)
- Coordonner les demandes de visite des laboratoires émanant de médecins (parfois étrangers)

**2 - RECHERCHE**
- Mise en place du parcours patient dans le cadre de la recherche, en lien avec les ARCs du service, avec prise de rendez-vous et envoi des convocations ; gestion des transports pour les patients
- Gestion de DXPLANNING (planning des médecins, rendez-vous de consultation dans le cadre de la recherche des patients)
- Tenue à jour du tableau de suivi des visites des patients dans le cadre de la recherche
- Gestion dans SPARK des demandes des dossiers médicaux (patients, médecins)
- Participation à la rédaction de demandes de subventions / bourses (français et anglais)
- Elaboration de supports graphiques dans le cadre de projets de recherche et de présentations à des congrès (posters, diaporama)

**3 - COMMUNICATION**
- Mise à jour des pages du service sur le site internet du CHU
- Contact presse pour la réalisation de reportages / interviews dans le service
- Participation à l’élaboration de supports bilingues de communication dans le service : livret d’accueil des étudiants, plaquettes

**Profil recherché**:
**COMPETENCES REQUISES**:
**Techniques**:

- **Maîtrise de l’Anglais**:

- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point), de messagerie électronique (Outlook), d’Intranet, d’outils de création/modification d’images
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Utiliser les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning)
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

**Organisationnelles**:

- Méthodologie de planification et organisation
- Aptitude à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
- Capacité à intégrer le fonctionnement et l'organisation du CHU et des structures partenaires (Liryc, UB...)
- Esprit d'initiative et sens de l'autonomie
- Réactivité
- Rigueur

**Relationnelles**:

- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés