Responsable Administratif

FICHE DE POSTE

Responsable administratif(ve).

**Le contexte**:
Dans le cadre de son développement depuis une dizaine d’années dans le secteur du conseil et surtout du bien-être au travail, le cabinet EKILIBRE est à la recherche d’un(e) responsable administratif(ve).

Et c’est peut-être vous ?

Pour vous expliquer en quelques mots, EKILIBRE est avant tout un cabinet de conseil indépendant, et un organisme de formation, spécialisé dans l’accompagnement sur-mesure et sectoriel du management des enjeux humains au travail.
Le cabinet est dirigé par ses associés fondateurs, Célia KUSTER et Jean-Christophe VILLETTE depuis 2012.

La vocation d’Ekilibre, votre futur employeur, est d’aider les entreprises, les administrations, les organisations à conjuguer les objectifs de performances et le bien-être des équipes.

Si vous voulez rejoindre notre équipe, il vous faudra partager des valeurs communes fortes qui nous sont chères, ce que nous appelons l'E.S.P.R.I.T Ekilibre:
Notre équipe peut intervenir dans le monde entier et accompagne les différents acteurs des organisations (Direction générale, Direction des ressources humaines, management, collaborateurs, partenaires sociaux, médecine du travail ) en fonction des besoins spécifiques des projets. Des expertises pluridisciplinaires sont mobilisables dans ce sens (psychologues du travail, psychologues cliniciens, ergonomes, coachs, médiateurs, sociologues, experts en management, experts en RH, experts en éthique des affaires ).

**Le poste **:Il est à pourvoir immédiatement

**Lieu**: Le bureau est basé dans le célèbre 1er arrondissement de Paris, à deux pas du Louvres notamment et de magnifiques autres monuments.
L’adresse est très bien desservie par les lignes de métro comme la 1, 3, 7 et 14 qui sont à quelques minutes à pied.
Le Télétravail sera possible 2 jours par semaine maximum après votre période d’essai.

**Domaine de formation souhaité**: Nous attendons de vous une formation de niveau Bac +2/3
: BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI, assistanat RH.

**Expérience souhaitée**: Nous n’avons pas de prérequis mais une expérience dans une entreprise de taille similaire et/ou du domaine d’activité est un plus.

**Rattachement hiérarchique**: Hiérarchiquement rattaché(e) au Directeur du cabinet, Monsieur
VILLETTE Jean-Christophe.

**Rémunération **:Selon l’expérience

Nous vous offrons un **C.D.I.** avec une période d’essai de 2 mois et 2 mois reconductibles.

**Avantages **: Tickets restaurant, prise en charge de 50% de votre transport, et plus à partir d’une certaine ancienneté comme un abonnement GymLib, car comme le dit Juvénal : « Mens sana in corpore sano ».
Pour le reste nous vous laisserons découvrir les bonnes surprises

**Les missions**:
Le/la responsable exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il (elle) assure les tâches polyvalentes d’assistanat pour le Directeur du cabinet et les associés.
Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au
Fonctionnement du cabinet.
Il (elle) est également un relai auprès des membres de l’équipe.

**Les activités**:
**1. Gestion RH**
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées (préparation des contrats, enregistrement des nouveaux salariés dans le SIRH, suivi de la paie, suivi du registre du personnel ).
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le SIRH.

**2. Gestion comptable**
- Participer à la gestion administrative financière de la structure en appliquant les procédures dédiées (suivi de la facturation, édition de factures, relances auprès des clients ).
- Tenir à jour les plateformes de référencement clients (rédaction ou édition des documents demandés et transmission).
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers pour les besoins internes du cabinet (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget ).
- Suivi et paiement des notes de frais des membres de l’équipe.

Assurer le suivi de la gestion comptable en lien avec le cabinet d’expertise comptable prestataire.

**3.** **Gestion administrative**
- Traiter le courrier postal et électronique.
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Prendre en charge des aspects logistiques du cabinet (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur).
- Préparer et organiser les réunions d’équipe et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
- Préparer et organiser les séminaires d’équipe et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
- Préparer le bilan pédagogique et financier.

**Les connaissances**:

- Maîtrise du pack Office (Outlook, PowerPoin