Assistant Administratif

des instituts incluant les services à la communauté.

**Activités principales**

**Gestion Financière**
- Assurer l’interface administrative avec le service financier de l’Inserm et les fournisseurs ;
- Appliquer les règles et procédures financières et budgétaires de l’Inserm en respectant la politique d’achat et les

diverses procédures
- Procéder aux opérations d’engagement des commandes via SIFAC (Inserm) ; suivre et valider les réceptions
- Organiser et gérer les déplacements des personnels des instituts et des invités: réservation des transports et des

hôtels, traitement des états de frais : préparer et assurer le suivi des missions ainsi que les états de frais via les

outils de gestion financière de l’Inserm ;
- Assurer la gestion et le suivi budgétaire de la dotation ;
- Participer au montage budgétaire du service ; classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières

et comptables
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.

**Secrétariat et gestion Administrative**

**Institut national de la santé et de la recherche médicale 2**

Assistant de direction F/H
- Organiser des rendez-vous ou des réunions, gérer les agendas
- Traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser au sein du pôle et services concernés
- Concevoir des tableaux de bord
- Rédaction de courriers et notes et assurer le circuit de signature via l’outil eParapheur de l’Inserm ; mise en

forme de documents et de présentations
- Aider à la constitution des dossiers des IT.
- Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
- Contribuer à la rédaction de bilans et rapports à la demande de l’Inserm
- Aider à la mise en place de colloques ou d’événements.

**Activités secondaires**
- Contribuer à la gestion des sites web des Instituts thématiques

**Spécificité(s) et environnement du poste**
- Pas de contrainte particulière

**Description du profil**

**Connaissances**
- Techniques de secrétariat ;
- Connaissances budgétaires générales ;
- Techniques de communication ;
- La maîtrise de la langue anglaise serait un plus apprécié ;
- Procédures administratives, financières et budgétaires de l’Inserm et circuits internes

**Savoir-faire**
- Maîtriser les techniques de secrétariat,
- Maitriser les logiciels Word, Excel et Powerpoint, messagerie interne et internet ;
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire ;
- Sens de l’organisation et de la rigueur administrative ;
- Savoir prioriser et gérer ;
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques de gestion financière et budgétaire SIFAC ;
- Savoir communiquer avec les services internes et externes à l’établissement ;
- Savoir rendre compte de son activité

**Aptitudes**
- Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe ;
- Disponibilité, réactivité et polyvalence ;
- Capacités d’adaptation, dynamisme, rigueur ;
- Discrétion, respect de la confidentialité

**Expérience(s) souhaité(s)**
- Expérience souhaitée : expérience similaire souhaitée

**Niveau de diplôme et formation(s)**
- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, gestion financière, assistant de direction, assistant de

manager

**Informations Générales**

**Date de prise de**
Dès que possible

**fonction**

**Institut national de la santé et de la recherche médicale 3**

Assistant de direction F/H

**Durée**24 mois

Renouvelable : OUI NON

**Temps de travail**- Temps plein
- 38H30

**Activités** OUI
- NON

**télétravaillables**_* « 1 à 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchique » _

**Rémunération**- **Fonctionnaires**: selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à

l’emploi)
- **Contractuels**: Entre 2 334 € et 3 196 € brut mensuel en fonction de l'expérience

professionnelle sur des postes de niveau équivalent.
- Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut

**Institut national de la santé et de la recherche médicale 4