Secrétaire (H/F) - Esat Levallois

ESAT LEVALLOIS - CDI - LEVALLOIS-PERRET (Hauts-de-Seine 92)

Référence : SEC/CDIESATLEV/0924 publiée le 24 septembre 2024

**Renseignements administratifs**:
Lieu de travail : LEVALLOIS-PERRET, Hauts-de-Seine 92

Nature du contrat de travail : CDI

Date de prise de poste : Poste à pourvoir dès que possible

Salaire / fourchette de rémunération : Selon CCN 66

Temps de travail : Temps plein

Entité de rattachement : Fédération APAJH

Famille de métier / Métier : Secrétaire/Assistant médical

Convention collective : CCN 66

Statut et classification : Non cadre

**Le poste**:
**Missions**:
Finalité du poste : Vous serez rattaché à la Direction de l’établissement, vous assurez des missions variées dans différents domaines tels que le secrétariat, les ressources humaines, la comptabilité et le commercial.
Principales missions:

- Assister la direction sur prise de rendez-vous, la préparation de supports PowerPoint
- Assurer l’accueil physique et la gestion du standard téléphonique
- Réaliser des tâches administratives diverses : rédaction de courriers, rédaction de compte-rendu de réunions, organisation de réunion, classement, archivage
- Assurer la gestion administrative du pôle social : convocation aux entretiens, relation avec les partenaires
- Mise à jour du registre des visiteurs, et de la base de données des personnes accompagnées
- Missions liées aux ressources humaines : gestion administrative de la formation, renseignement du registre unique du personnel, organisation des visites médicales, et autres missions diverses en lien avec l’entrée et le suivi des collaborateurs au sein de l’établissement, suivi des absences et déclarations diverses en lien avec les absences
- Accueil des intervenants assurant la maintenance des locaux
- En complément, vous serez amené à intervenir sur des dossiers en lien avec la comptabilité et les activités commerciales:

- Activités comptables : suivi des dossiers administratifs fournisseurs, rapprochements (devis / bons de livraisons / bon de commande), transmettre les commandes de fournitures, archivages des dossiers, gestion repas
- Activités commerciales : mise à jour des dossiers clients, relance paiement des factures, réalisation de devis et des bons de livraisons

**Présentation de l’établissement**:
Situé en centre-ville, l’ESAT de Levallois contribue à l’épanouissement et l’intégration sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap, il accueille 93 usagers et propose des ateliers de prestations dynamiques et novateurs : atelier coiffure, production et végétalisation, câblage, montage, entretien des locaux, conditionnement

**Présentation de la Fédération**:
La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 200 structures en gestion directe employant 5000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

**Profil**:
**Diplômes / Autres critères**:
Diplôme : Diplôme de niveau III (bac +2), avec une expérience professionnelle de 2 ans
Autres critères:
Maitrise parfaite du Pack Office, rigueur, sens de l’organisation et de la confidentialité.
Vous êtes organisé, vous savez gérer les priorités, vous avez un esprit de synthèse et possédez de réelles qualités relationnelles et rédactionnelles.
Une expérience dans le secteur médicosocial est un atout supplémentaire et d’un public en situation de handicap.

**Soft skills** (compétences comportementales) indispensables à ce poste**:

- Adaptabilité [?]
- Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles- Discrétion / confidentialité [?]
- Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité, communiquer les informations détenues dans l'exercice du métier aux seules personnes habilitées ou ayant le besoin de les connaître- Dynamisme [?]
- Capacité à agir avec allant et énergie- Rigueur [?]
- Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude- Sens de l'analyse [?]
- Capacité à identifier les différents composants d'un problème / d'une situation et les liens qui les unissent e