Manager Assistant de Direction

**Rejoignez Med in Touch : là où l'assistance médicale rencontre l'innovation **

Chez Med in Touch, nous sommes bien plus qu'une simple société d'assistance médicale. Nous intervenons dans des domaines variés, allant du cinéma et de l'événementiel sportif et culturel à la formation médicale, en passant par le rapatriement sanitaire et l'assistance médicale dans des zones sous-dotées. Notre mission est claire : offrir des solutions de santé accessibles et adaptées à chaque situation.

Nous sommes à la recherche d'un(e) **Assistante de Direction** dynamique pour rejoindre notre équipe passionnée et contribuer à nos projets ambitieux. Situés à Meaux (77), nous offrons un cadre de travail flexible avec la possibilité de télétravail, ainsi que des déplacements à l'international pour élargir vos horizons.

Si vous êtes une personne organisée, proactive et désireuse de jouer un rôle clé dans notre croissance, nous serions ravis de vous accueillir parmi nous. En vous rejoignant, vous participerez à une aventure unique où chaque jour est l'occasion de faire une différence dans le domaine de la santé.

**Postulez dès maintenant et devenez un acteur du changement avec Med in Touch **

**Description du poste**:
L’assistante de direction chez Med in Touch est un **maillon clé dans le soutien aux activités quotidiennes de l’entreprise**. Directement rattachée à la direction générale, elle intervient sur des tâches administratives, commerciales et financières, et contribue à la bonne organisation et au suivi des processus internes. Ce poste requiert un grand sens de l'organisation, une excellente maîtrise des outils bureautiques et une forte capacité d'adaptation.

Les principales missions sont:
**1. Gestion administrative et organisationnelle**:

- **Gestion d’agenda**: Planification et coordination des rendez-vous, réunions, événements internes et externes.
- **Préparation des réunions et comptes rendus**: Organisation logistique, rédaction des ordres du jour, prise de notes pendant les réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus.
- **Gestion documentaire**: Création, mise à jour et organisation des documents internes (politiques, procédures, dossiers RH, etc.).
- **Correspondance professionnelle**: Gestion des courriers, mails, appels téléphoniques et autres communications officielles.
- **Gestion des déplacements**: Organisation des voyages d'affaires (réservations, itinéraires, etc.).

**2. Support dans la réponse aux appels d'offres**:

- **Assistance à la rédaction des appels d’offres**: Rédaction, mise en forme des propositions et suivi des réponses, en veillant à la conformité des dossiers.
- **Suivi des opportunités**: Gestion des échéances et organisation des documents requis pour les appels d’offres.

**3. Gestion des offres commerciales**:

- **Rédaction et mise en forme des offres commerciales**: Conception et présentation professionnelle des propositions commerciales.
- **Analyse et synthèse**: Préparation des documents commerciaux (tarifications, offres personnalisées, etc.).

**4. Gestion financière et suivi administratif**:

- **Suivi des dépenses**: Contrôle et suivi des dépenses courantes, vérification des factures, préparation des rapports financiers pour la direction.
- **Relance clients et suivi de la facturation**: Gestion des envois de factures, suivi des paiements, relances clients en cas de retards de paiement.
- **Gestion des budgets**: Participation à l'élaboration et au suivi des budgets annuels, en lien avec la direction générale.
- **Préparation de rapports financiers**: Aide à la préparation des documents financiers mensuels et annuels pour la direction et les partenaires externes.

**5. Communication et support marketing**:

- **Création de supports visuels**: Utilisation de **Canva** pour la création de présentations visuelles, supports de communication, brochures et contenu marketing.
- **Gestion des réseaux sociaux**: Collaboration dans la rédaction et la publication de contenu sur LinkedIn et autres plateformes, en mettant en avant les services et événements de l’entreprise.

**Compétences requises**:

- **Excellente maîtrise des outils bureautiques**:

- **Microsoft Excel**: Capacité à créer et analyser des tableaux complexes, gérer des données financières, et produire des rapports détaillés.
- **Word**: Compétence dans la rédaction et la mise en forme de documents professionnels.
- **PowerPoint**: Création de présentations dynamiques et percutantes.
- **Canva**: Création de supports de communication visuels de haute qualité.
- **Compétences en gestion financière**: Suivi des budgets, gestion des dépenses, facturation, et relance des paiements.
- **Compétences en gestion de projets et priorités**: Capacité à suivre et coordonner des projets simultanés avec des deadlines serrées.
- **Excellentes capacités rédactionnelles et orales en français**: Connaissance des normes professionnelles, capacité à rédiger des documents formels (comptes rendus, propositions, appels d'offres)