Secrétaire / Assistante Tutélaire (H/F)

L’UDAF des Hautes-Pyrénées recrute:
**Un(e) secrétaire / Assistant(e) tutélaire PJM**

**Définition du poste**:
Sous l’autorité de la Cadre manager et dans le cadre du projet de service et du projet associatif de l’UDAF 65, la secrétaire tutélaire contribue, en coordination systématique avec les délégués mandataires, selon le type de mesure, à la gestion administrative du dossier et garantit le respect des échéances.

**Activités principales**

**Participer à l’accès et la continuité des droits**

**Traiter les documents**

Analyser les documents reçus

Indexer les courriers, orienter et alerter selon les procédures internes

Rédiger une réponse si nécessaire

**Initier la gestion administrative des mesures**

Enregistrer la mesure

Recueillir les pièces justificatives

Identifier les droits accessibles au majeur protégé

Vérifier l'ouverture et le maintien des droits : prioriser les actions à réaliser, établir les différents documents administratifs

Fiabiliser les dossiers en lien avec les administrations

Sécuriser les échéances liées à l’ouverture ou de renouvellement des pièces : identifier les partenaires ad’hoc, saisir les données utiles au contrôle, scanner et indexer les pièces, créer les alertes

Rédiger et mettre en forme les courriers

Compléter et actualiser le dossier individuel

Transmettre les informations et alertes selon les procédures internes

**Constituer, tenir à jour et clôturer les dossiers administratifs de demande d’aide et d’ouverture de droits**:
Concevoir et renseigner des tableaux de suivi

Créer des alertes

Collecter et rassembler les pièces nécessaires

Suivre les pièces en instance et compléter les dossiers en fonction des retours

Préparer les déclarations administratives, financières, mobilières et immobilières impactant les ressources du majeur protégé à valider par l’assistante tutélaire et s’assurer de la signature par le délégué mandataire

Rédiger les courriers

Informer l’encadrement de situations sensibles, complexes

**Participer à la bonne tenue du dossier**

Veiller aux échéances liées au mandat

Communiquer avec les professionnels en interne : accueil, comptabilité, fonctions supports et autres services

Interagir avec le majeur protégé : remettre ou recueillir les informations ou pièces nécessaires, transmettre les informations utiles

Interagir avec les partenaires ou prestataires : Demander les informations ou pièces manquantes, transmettre les éléments attendus

Participer à des réunions internes, préparer et faire le lien avec l’assistante tutélaire ou le délégué mandataire en perspective d’une réunion externe impactant la situation du majeur protégé

**Formations initiales et complémentaires souhaitées**:
Diplôme de niveau Bac à Bac +2 à orientation santé ou sociale ou juridique ou équivalent

Expérience souhaitée d’au moins 1 an sur un poste similaire

**Compétences attendues**:

- Cadre légal et principes généraux du mandat
- Communication écrite professionnelle
- Communication orale adaptée au public accueilli
- Maîtrise des outils bureautiques courants et du logiciel métier

**Condition statutaire**:
Recrutement selon la grille applicable de l’annexe 2 de la Convention Collective du 15 mars 1966

Poste à pourvoir en contrat à durée indéterminée à temps complet.

Prise de poste à compter du 1er octobre 2024

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 766,92€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/10/2024