Assistant(E) de Formation

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d’établissements publics locaux d’enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l’Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l’ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l’art ).

Le GRETA-CFA Aquitaine en quelques chiffres:

- 1 siège à Bordeaux
- 4 agences par secteurs sur Bordeaux Métropole (Bordeaux, Talence,)
- 5 agences départementales à Périgueux (Dordogne), Dax (Landes), Marmande (Lot-et-Garonne), Pau (Béarn), Anglet (Pays-basque)

En 2024, le GRETA-CFA Aquitaine emploie plus de 500 personnels permanents sur l’ensemble de la structure : enseignants, administratifs et de service.

Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence Tertiaire au sein du « C3» un.e «assistant.e de formation».

Contexte du poste Le Centre tertiaire (C3) est un Dispositif Permanent de Formation Individualisée (DPFI), il fait partie de l’Agence Tertiaire - Formations Générales et propose:
Le recrutement d'un(e) assistant(e) de formation s'inscrit dans le cadre d’une action de formation menée à destination d’un public non francophone diplômé de l'enseignement secondaire dans son pays d'origine. Chaque groupe constitué suivra un cursus au sein de notre dispositif de formation de deux années en vue d’intégrer à l’issue un cycle de Licence puis une école d’ingénieur.

Si le suivi administratif de cette action constitue le socle principal du poste à pourvoir, celui-ci inclut des missions complémentaires répondant au contexte élargi des activités de formation professionnelle (Formation continue, apprentissage) du GCA - Agence Tertiaire.

**Rôle de l’assistant(e) de formation**:
L'assistant(e) de formation du C3 a pour rôle de:

- Appuyer administrativement les coordinateurs pédagogiques et la Conseillère en Formation Professionnelle (CFP) dans la mise en oeuvre et le suivi administratif des actions de formations.
- En collaboration avec les coordinateurs pédagogiques et la CFP, l’assistant(e) de formation participe au processus global de l’action de formation depuis la phase d’accueil de la demande client, en passant par la mise en oeuvre de l’action et jusqu’à la transmission des éléments nécessaires à la facturation et au suivi.

A l’écoute du client et du stagiaire, avec l’objectif de leur satisfaction l’assistant(e) de formation participe au développement de l’activité.

**Missions principales**
- Accueil et recueil de la demande : téléphonique et/ou physique ou sur les sites dédiés ; informer et orienter les usagers et les prescripteurs ;
- Traitement des demandes : monter, gérer et suivre les dossiers liés aux actions de formation ;
- Organisation administrative de la prestation :, prise de rendez-vous, constitution du dossier administratif stagiaire et préparation des dossiers pédagogiques, suivi de la réalisation des heures stagiaires et formateurs, suivi des présences et relance en cas d’absences, saisie de la réalisation des heures sur les différents progiciels internes et plateformes des partenaires financeurs, documents de clôtures des dossiers( attestations de fin de formation, évaluation satisfaction,), classement, archivage ;
- Suivi et contrôle des informations : renseigner les différents tableaux de suivi activité
- Participation à la démarche qualité

**Connaissances requises pour le poste**:

- Environnement règlementaire de la formation continue : pour les demandeurs d’emploi et les salariés et règlementation de l’apprentissage.
- Labels qualité de type Qualiopi et Eduform serait un plus.

Savoir-faire attendus:

- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et de communication (messagerie, drive)
- Maîtriser les méthodes administratives
- Maîtriser la communication orale et écrite
- Être habile pour collecter des informations
- Savoir transmettre et rendre compte
- Respecter les textes règlementaires et les procédures internes
- Savoir s’organiser, anticiper, gérer son temps et les priorités
- Avoir de la polyvalence et être capable de mener plusieurs activités en même temps

**Savoir être attendus**:

- Savoir et apprécier de communiquer avec tout public et s’adapter à toutes les personnalités accueillies
- Être force de proposition
- Avoir le sens de l’écoute et de l’accueil
- Avoir l’esprit d’équipe et d’entraide
- Être méthodique, rigoureux et précis, réactif et autonome
- S’adapter aux nécessités de fonctionnement du service
- Apprécier l’amélioration continue

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

**Formation**: Bac +2. Expérience requise si possible dans le milieu de la formation.

**Statut**: CDD à temps complet.

**Salaire*