Assistant de Direction Aménagement, Foncier Et Urbanisme

Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants - 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.
Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen ). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA. Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants - 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.

Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen ). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA.

Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

L’assistant(e) de direction assiste le directeur de l’aménagement, du foncier et de l’urbanisme dans le suivi et l’optimisation de la gestion des activités de la direction ; il ou elle assure la coordination et la transversalité interservices de la direction, ainsi que ponctuellement avec d’autres directions dans le cadre notamment de la préparation des réunions de secteur Aménagement et Habitat/Urbanisme

Vous serez en charge de:

- Assistance au directeur:

- Organiser l’agenda du directeur et prendre des rendez-vous en concertation avec lui.
- Rappeler et diffuser les informations internes à la direction, notamment sur le fonctionnement, l’organisation ou les RH.
- Gérer les congés, absences, déplacements et entretiens professionnels des agents de la direction.
- Assurer le suivi du courrier (entrant/sortant) via le logiciel GEC-ELISE et les parapheurs.
- Recenser les besoins en personnel et en moyens logistiques (informatique, mobilier, documentation ).
- Suivre les formations réalisées ou à planifier selon les objectifs fixés.
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques:

- Prendre des notes et rédiger courriers, notes, rapports et courriels.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers papier et numérique.
- Suivi des projets, travaux et activités de la direction:

- Intégrer les priorités du directeur dans la gestion quotidienne des tâches.
- Organiser les réunions (de secteur, de direction, coordination ) à la demande du directeur ou des chefs de projet.
- Élaborer, suivre et renseigner les tableaux de suivi d’activités.
- Apporter un appui administratif à la passation des marchés publics.
- Assurer le suivi administratif et financier du budget de la direction.
- Etablir et diffuser les ordres du jour et comptes rendus des réunions complexes.
- Contribuer à l’organisation d’événements pilotés par la direction (forums, visites, séminaires ).
- Participer à la transmission de la stratégie de direction aux agents.
- Gérer les liens avec les prestataires et bureaux d’études externes.
- Activités secondaires:

- Réaliser tout travail ponctuel à la demande des chefs de services.
- Assister à l’instruction des DIA en cas de pic d’activités.
- Gérer les commandes de fournitures (recensement des besoins, saisie CIRIL, etc.).
- Polyvalence et binôme:

- Assurer la polyvalence avec l’assistante en urbanisme pour l’accueil physique et téléphonique pendant les congés.

Savoir-faire:

- Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques courants (Word, Excel, Power point, Outlook),
- Maîtrise des veilles informationnelle et documentaire,
- Bonne connaissance de l’environnement territorial, ou aptitude à le découvrir
- Maîtrise rédactionnelle et grammaticale,
- Suivi budgétaire simple

Savoir être:

- Autonomie, réactivité, organisation et prises d’initiatives dans la mise en œuvre du travail,
- Rigueur,
- Qualités relationnelles (disponibilité, diplomatie, sens de l’écoute et de la reformulation),
- Capacités d’adaptation,
- Sens des priorités et capacité à gérer le temps et les urgences,
- Obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité,
- Capacité à rendre compte, et à alerter
- Polyvalence
- Esprit d’éq