Secrétaire à L'ifas 50%

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire à l'IFAS 50% H/F

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé.
Le CHU de Limoges recrute un(e) Secrétaire H/F au sein de l'Institut de Formation des Aides-soignants (IFAS) à 50%.
LE POSTE:
Activité 1 : Accueil physique et téléphonique
- Répondre aux demandes des élèves (absences, documents à compléter, renseignements divers)
- Renseigner les usagers extérieurs
- Assurer le secrétariat de direction, ouvrir le courrier, taper le courrier, faire les photocopies, prendre les rendez-vous...

Activité 2 : Gestion des dossiers administratifs et scolaires
- Préparer les documents relatifs à la rentrée des élèves (certificats scolarité, cartes de self, feuillets renseignements administratifs, différentes listes, attestations...)
- Saisie numérique de l'attestation de l'entrée en formation des élèves boursiers
- Préparer la liste d'émargement pour le paiement des frais de dossiers
- Mettre à jour les dossiers administratifs des élèves (classer les justificatifs d'absence, les feuilles de compétences, les fiches horaires, changement de coordonnées, etc...)

Activité 3 : Gestion des absences
Activité 4 : Evaluations
- Photocopier les épreuves d'évaluation et en assurer la confidentialité
- Préparer et éditer les procès-verbaux relatifs aux épreuves d'évaluation, les feuilles d'émargement
- Mettre en ligne le calendrier des épreuves d'évaluation
- Préparer les convocations de rattrapage aux épreuves d'évaluation et en assurer l'émargement
- Réceptionner les dossiers supports pour les évaluations et en assurer l'émargement

Activité 5 : Gestion des résultats des évaluations
Activité 6 : Gestion des stages
Activité 7 : Jury Diplôme d'Etat d'Aide-Soignant (D.E.A.S.)
- Vérifier toutes les notes avec les formatrices référentes
- Editer et relier les dossiers individuels pour le Jury D.E.A.S.
- Préparer le tableau ODESSA support à la Diplomation:

- saisir les identités et les coordonnées de chaque élève
- saisir les notes et les compétences de chaque élève
- Vérifier le tableau ODESSA avec le Responsable Pédagogique de l'IFAS avant transfert dans la base de données définitives pour la DREETS
- Transmettre les dossiers individuels au Responsable Pédagogique de l'IFAS pour la présentation au Jury D.E.A.S.
- Afficher et mettre en ligne la liste des résultats du Jury D.E.A.S

Activité 8 : Sélection
- Réceptionner les dossiers de la sélection et les classer
- Sur Forméis, en lien avec le Responsable Pédagogique:

- éditer les convocations des Jurys

Activité 9 : Entrée en formation
- Actualiser le dossier de rentrée et assurer le suivi des informations sur Forméis
- Envoyer le dossier de rentrée aux futurs élèves
- Réceptionner les dossiers de rentrée
- Pointer les documents administratifs et médicaux du dossier de rentrée
- Editer et envoyer la liste des élèves en formation au service de santé au travail
- Constituer le dossier administratif des élèves

Activité 10 : Paiement des intervenants
Activité 11 : Gestion de la Facturation
Autres activités:

- Gérer les commandes mensuelles de papeterie LYRECO
- Saisir et éditer les listings individualisés des apprenants en lien avec le Responsable Pédagogique sur la plateforme de la R.N.A.
- Déclarer les accidents du travail / trajet à la CPAM via la plateforme numérique NET-ENTREPRISE

PROFIL RECHERCHÉ:
Poste à temps non complet à 50%
Utiliser les outils bureautiques
Utiliser le logiciel de gestion des élèves FORMEIS
Utiliser les différentes plateformes numériques de la Région Nouvelle Aquitaine
Filtrer et orienter les appels téléphoniques
Prioriser ses activités
Renseigner les interlocuteurs
Classer, archiver les documents, dossiers
Travailler en équipe
Connaître les textes réglementaires en lien avec les formations paramédicales
Rigueur, ordre, méthode
Discernement, sens pratique
Sens des relations humaines, facilitées de contact
Discrétion professionnelle
Disponibilité, adaptabilité, dynamisme
Réactivité
Loyauté

**PERSONNE À CONTACTER**

Mme CHU Limoges

**ETABLISSEMENT**

CHU Dupuytren 1
2 avenue Martin-Luther-King
87042 Limoges