Gestionnaire Administratif/ve

**Description de l'employeur**
Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

**Missions**
En tant que gestionnaire de commande publique vous serez en charge de la gestion administrative de la passation des marchés (appels d'offres, MAPA, MBC, accords cadres et subséquents) de la Direction.

Il assure également le suivi de l'exécution administrative des marchés en relation avec les services opérationnels (ordres de service, avenants, sous traitance).

**Profil**
**Gestion administrative des procédures marchés publics.**

Ø Assurer l'interface entre le service de la commande publique et les techniciens

Ø Contrôler la cohérence des pièces émanant des techniciens

Ø Contrôler et corriger éventuellement la fiche d'expression des besoins selon les procédures administratives de marchés

Ø Etablir la demande d'engagement prévisionnel des marchés

Ø Transmettre le dossier au SCP pour traitement et répondre aux questions émanant de ce service

Ø Mettre à jour le tableau de recensement et suivi des marchés et élaboration le tableau de programmation de marchés en lien avec les chefs de service et suivi avec le service de commande publique

Ø Contrôler et valider la partie administrative du dossier de consultation rédigé par le SCP

Ø Suivre la période de consultation en lien avec les techniciens, le SCP et les demandes des entreprises

Ø Vérifier et mettre en forme (textes et calculs, cohérence) les rapports d'analyse des offres émanant des techniciens

Ø Vérifier la cohérence des pièces de notification des marchés afin de constituer les dossiers pour les techniciens et pour la personne en charge du suivi d'exécution

Ø Elaborer le montage et la rédaction du dossier de consultation dans le cadre de la passation d'un accord cadre ou de marché à bons de commande

Ø Suivre l'évolution de la réglementation en matière de marchés publics

Créer et tenir à jour les tableaux de bord des nouvelles opérations (fiche opérations de travaux, fiches projets...)

**Exécution administrative des marchés**

Ø Accompagner les techniciens dans l'exécution administrative du marché en fonction des problèmes rencontrés sur l'opération et proposer la solution adaptée au contexte (mise en demeure, avenant, sous traitance, recadrage de la maîtrise d'oeuvre,...)

Ø Rédiger les trames d'ordres de service, contrôler la cohérence des éléments transmis par les techniciens conformément aux marchés

Ø Enregistrer, notifier et assurer le suivi des signatures des ordres de service de démarrage de la période de préparation, des travaux, de prolongation ou d'arrêt de chantier.

Ø Mettre en forme, vérifier et enregistrer les avenants administratifs et techniques et rapport de présentation avant envoi au SCP

Ø Vérifier et enregistrer les actes de sous-traitance avant envoi au SCP

Ø Vérifier la cohérence des actes notifiés marchés afin de constituer les dossiers pour les techniciens et pour la personne en charge du suivi d'exécution

Ø Tenir à jour les tableaux de bord (suivi des ordres de service, des avenants, des sous traitance,)

Ø Participer au nettoyage des engagements financiers pour contribuer à la gestion des crédits en lien avec les techniciens et la gestionnaire budgétaire,

Ø Vérifier les mises en demeure et rédiger les courriers de notification

Ø Vérifier les procès-verbaux de réception de travaux, de levée de réserves et rédiger les courriers de notification

Ø Suivre en lien la maîtrise d'oeuvre interne et/ou externe la période de parfait achèvement

Ø Notifier aux titulaires des marchés l'attestation de levée de parfait achèvement

**Support administratif et suppléance**

Ø Assurer le suivi de l'outil intranet Marchés - système de liens hypertexte regroupant l'ensemble des marchés actifs de la Direction (création nouvel onglet, mise à jour des marchés en cours, alerte délais,...)

Ø Participer aux réunions périodiques des services opérationnels

Ø Informer régulièrement (point hebdomadaire) sa hiérarchie de l'avancement des opérations, des problèmes rencontrés dans les procédures et proposer des solutions à apporter

Ø Participer à la préparation des dossiers en vue de l'archivage en lien avec les techniciens et la responsable des archives

Ø Assurer régulièrement en lien avec les techniciens un tri et un classement des opérations soldés