Secrétaire de Coordination Pam Couple Nouveau-né

**Descriptif**

LOCALISATION : Groupement Hospitalier Est, Hôpital Femme Mère Enfant (HFME), PAM Couple Nouveau-Né

DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES:
Gestion des Ressources Humaines:

- Gestion des ressources humaines dont il a la responsabilité
- Animation de réunions d’équipes régulières au sein des secrétariats
- Elaboration des plannings et organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur site
- Préparation et réalisation des entretiens professionnels
- Préparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de Pôle
- Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements etc.)

Participation à la gestion de projets:

- Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat etc.)
- Production et suivi des indicateurs d’activité des secrétariats, suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctrices
- Elaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariats

Secrétariat général du PAM:

- Accueil téléphonique et physique
- Organisation des instances du PAM, frappe et diffusion des comptes rendus du Conseil de Pôle
- Diffusion des comptes rendus de réunions
- Gestion des agendas de l’encadrement du PAM
- Réservation et préparation des salles
- Mise à jour des documents structure du PAM (annuaires, listes de diffusion, etc.)
- Suivi et mise à jour de tableaux de suivi des organisations et de l’activité sous Excel (achats, recensement divers etc.)
- Gestion des commandes de matériels et fournitures de bureau pour le PAM
- Réception, traitement et distribution du courrier du PAM
- Réception et transmission des informations entre les différents interlocuteurs du PAM
- Collaboration avec les différents secrétariats des Directions du groupement
- Mise à jour de la signalétique de l’établissement
- Classement des dossiers et archivage

Appui administratif de la gouvernance du Pôle:

- Gestion des lignes téléphoniques en cas d’absence
- Mise à jour du tableau des emplois
- Élaboration et mise à jour d'un livret d'accueil le cas échéant
- Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, plan hôtelier etc.)
- Gestion du matériel (casque, pédales, micro etc.)

COMPÉTENCES / QUALITÉS REQUISES:

- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
- Concevoir et mettre en oeuvre des changements organisationnels
- Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
- Piloter, animer/communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
- Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation
- Maîtrise du pack office

Savoir-être:

- Capacité relationnelle, diplomatie, discrétion
- Sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités
- Capacités d’adaptation et polyvalence
- Capacité à prendre des initiatives et capacité à rendre compte
- Esprit d’équipe
- Grande disponibilité

**Personne à contacter