Assistant Cdd 3mois

A temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDD de 3 mois
Poste à pourvoir le 2 juin 2025
Poste situé à La Plaine-Stade de France (RER B)

Poste basé à Saint-Denis (93)

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

La direction juridique assure l’expertise juridique de l’Agence pour les activités relevant de sa compétence, en lien et avec l’appui de l’ensemble des services de l’Agence:

- Collaboration avec les autres directions et en particulier les directions de la DGMS (Direction Générale en charge de la politique médicale et scientifique) et la mission d’inspection ;
- Coordination des travaux des directions impliquées dans les projets législatifs et réglementaires ;
- Gestion du conseil d’orientation de l’Agence ;
- Rédaction de rapports ;
- Gestion des autorisations et des avis relevant de la compétence de l’Agence.

Ainsi, l’Assistant(e) a en charge:

- La gestion des conventions ;
- La gestion des autorisations ;
- Le secrétariat de la direction.

Missions principales

Dans ce cadre et en collaboration avec les juristes et les chargés de projets autorisation, les activités principales de l’Assistant(e) sont les suivantes:
La rédaction et la gestion des conventions
- Frappe et adaptation des conventions (publipostage)
- Gestion des tableaux de suivi
- Suivi financier dans SAP

Le suivi et la gestion des autorisations
- Copie et suivi des dossiers
- Rédaction des courriers et décisions
- Notification et classement
- Recevabilité des dossiers import/export de gamètes et déplacement d’embryons
- Saisie des dossiers dans le logiciel AGAAR + mise à jour

L’assistanat de la direction
- Accueil téléphonique, prise de notes, messages
- Suivi des dossiers de la direction
- Gestion de l’agenda
- Organisation de réunions internes et externes
- Frappe, mise en forme de documents, courriers, notes, divers + diffusion
- Classement des documents de la direction, archivage
- Référent(e) mission archive
- Demande de travaux (photocopies ) et de fournitures
- Gestion de la boite mail « juridique »
- Aide à la préparation du conseil d’orientation

Relations fonctionnelles

L’Assistant(e) est en relation avec tous les services de l’Agence, et plus particulièrement avec ses responsables.

Spécificités et contraintes du poste

La spécificité du poste tient compte de la nécessité d’assurer le lien entre les 7 membres de la Direction et avec les autres services ou Directions de l’Agence.

Connaissances, compétences et aptitudes

En cours de formation ou diplômé(e) d’un Bac+2, une première expérience en secrétariat ou en assistanat d’équipe de préférence dans le secteur public est appréciée.
Ce poste nécessite de la rigueur, de l’autonomie, une grande aisance relationnelle ainsi qu’un sens avéré de la procédure.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable pour accomplir toutes ces missions.