Assistant de Direction Des Instituts Ifsi/ifas/ifa

**Description entreprise**:
**REJOIGNEZ-NOUS ** Le centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc établissement support du Groupement Hospitalier Territorial (GHT) de l'Indre recrute **un assistant de direction des instituts IFSI/IFAS/IFA.**

L’assistant de direction assure des tâches polyvalentes pour le directeur de l’Institut de Formation. Il est le collaborateur du directeur et des adjoints à la direction. Il est chargé de la gestion administrative, financière, logistique des instituts de Châteauroux et Le Blanc.

Le poste est **à pourvoir dès que possible**.

**Description du poste**:
L’assistant de direction assure principalement:
Le secrétariat de direction
- Organise la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi de dossiers
- Assure la gestion et le traitement et la diffusion des courriers, mails, contacts téléphoniques liés à la direction.
- Participe à la gestion de l’agenda du directeur
- Rédige des comptes rendus de réunions
- Participe avec la directrice au recrutement des agents administratifs
- Contribue au développement des compétences individuelles et collectives des collaborateurs
- Représente le directeur à sa demande, dans diverses réunions locales, départementales ou régionales : Ecocampus, université, CROUS
- Participe à différents forums des métiers, information dans les collèges et leslycées
- Réalise le secrétariat du GCS IFSI Public (convocation, AG, CR )

Le suivi budgétaire des instituts de formation
- Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre et du suivi des budgets
- Participe au suivi financier des apprenants
- Diffuse des informations administratives et budgétaires auprès des apprenants

Le management de l’équipe administrative
- Pilote, encadre et anime les activités de l’équipe administrative (10 personnes)
- Coordination, répartition et planification de l’activité du secrétariat
- Appui auprès des adjoints administratifs.
- Formation des adjoints administratifs nouvellement recrutés
- Gestion du temps de travail des équipes administratives, techniques
- Arbitre les congés des équipes administratives et techniques
- Organise l’harmonisation administrative des sites de Châteauroux et Le Blanc
- Participe et/ou anime des groupes de travail au sein de l’équipe administrative (démarche qualité, procédures...)

Le suivi administratif des dossiers des apprenants
- Participe à l'élaboration et l'organisation des épreuves de sélection
- Supervise la gestion des dossiers des apprenants, dont le dossier de relance des formalités médicales
- Assure des réponses règlementaires aux courriers individuels
- Rédige des fiches d’informations ou notes à destination du personnel administratif, technique, et des apprenants.
- Anime et soutient la mobilité des apprenants au sein des instituts : Erasmus, Mobicentre

Le suivi des instances et des dossiers de contentieux
- Organise les instances de gouvernance des instituts de formation
- Rédige les comptes rendus
- Rédige les décisions

**Savoir**:

- Formation en secrétariat et en management d’équipe
- Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power point), des règles typographiques et de mise en page
- Connaissance des règles de suivi du budget et gestion des dossiers de financement
- Saisie des données et contrôle des informations

**Savoir-faire**:

- Sait recueillir et traiter des demandes
- Organise et hiérarchise les informations
- Organise, anticipe et définit des priorités
- Analyse et identifie des solutions aux problèmes rencontrés
- Veille au respect des procédures et des délais
- Classe et archive des dossiers.
- Sait rendre compte de son activité
- Travaille en équipe
- Respecte le devoir de neutralité et de discrétion professionnelle

**Qualités professionnelles**:

- Sens du service public et discrétion
- Intelligence relationnelle, agilité et capacité d’adaptation
- Loyauté et rendre compte
- Sens des responsabilités
- Rigueur/ organisation
- Esprit d'initiative
- Inscription de l'action dans la stratégie institutionnelle
- Capacité de positionnement et d’affirmation

**Profil recherché**:
**PROFIL RECHERCHE**:
Filière : Administrative
- Cadre d’emploi : Adjoint des Cadres Hospitaliers avec une expérience vivement souhaitée en gestion administrative et budgétaire
- Quotité de travail : 100%
- Horaires et jours travaillés : Forfait Cadres - du lundi au vendredi

**Conditions d’exercice**

Poste basé à CHATEAUROUX mais déplacement sur LE BLANC et ISSOUDUN (véhicules de service)

**REMUNERATION**

Salaire indiciaire Fonction Publique en fonction de l’expérience. Régime indemnitaire.

**Besoin de renseignements complémentaires ? Contacter**:
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