Assistant / Attaché / Secrétaire/ Agent Administratif - Site (H/F)

**Informations générales**: **Entité de rattachement**:La Résidence la Garenne, située à la Garenne-Colombes (92), est une maison de retraite médicalisé (EHPAD) accueillant des personnes âgées autonomes, semi-valides et dépendantes. Sa capacité d'accueil est de 103 lits et actuellement 75 résidents sont répartis dans différentes unités de prise en charge: - 3 unités dites "classiques", - 1 UGD dédiée à l'accompagnement des personnes âgées les plus fragiles, - 1 unité de Soins Adaptés spécialisée dans la prise en charge des personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer ou troubles apparentés. Accès: ligne L gare des vallées, bus 175 ou 167 (Pont de Levallois) Un parking est mis à la disposition des collaborateurs **Référence**:2025-37798 **Description du poste**: **Famille professionnelle/ Métier**: Administratif - Assistant / Attaché / Secrétaire/ Agent administratif - Site **Intitulé du poste**: Assistant / Attaché / Secrétaire/ Agent administratif - Site H/F **Contrat**: CDD **Temps de travail**: Temps complet **Rythme de travail**: Jour **Description du poste**: Rattaché(e) à la direction, le/la secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence et assure l’interface avec le backoffice. Il/Elle veille à son confort et à la sécurité du résident, observe la confidentialité des informations qu’il/elle détient à son égard. **Gestion des appels téléphoniques** - Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes - Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires - Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs - Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents - Mettre à jour le répertoire interne et l’annuaire d’urgence - Transmettre le standard en fin de poste **Accueil physique** - Accueillir orienter résidents, familles et autres visiteurs - Informer sur les modalités d’hébergement. Présenter les prestations fournies, répondre aux questions dans les limites de sa fonction - Gérer et remettre les cartes d’accès aux résidents, visiteurs et entreprises - Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation - Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL **Gestion des dossiers administratifs des résidents** - Compléter au quotidien les dossiers administratifs des résidents - Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents ; préparer, contrôler, distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, - Assurer les encaissements et les remises bancaires - Suivre les impayés et les contentieux - Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents - Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents **Activités administratives** - Veiller à l’affichage des programmes d’animation et des menus - Assurer la gestion de la vitrine - Assurer le suivi des commandes de repas du personnel - Commandes de matériels de bureau et gestions des stocks - Gestion : tri, distribution et envois des courriers et colis, gérer les archives - Saisir quotidiennement dans l’outil informatique les statistiques - Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction résidents et familles - Réceptionner et transmettre les messages d’alarmes et de pannes. - Mise à disposition des registres (maintenance, sécurité ) **Gestion administrative du personnel** - Accueillir et intégration des nouveaux collaborateurs - Déclarations uniques d’embauche - Gestion du dossier salarié - Tenue du « classeur visite et contrôle » et du « classeur DDASS » - Gestion des visites médicales - Participer au suivi des absences planning et assurer la gestion partielle des remplacements / plannings - Tenue du répertoire RH interne - Organise les formations internes avec les référents **Profil**: Personne rigoureuse, polyvalente, adaptable. Résistance aux multiples sollicitations du quotidien. Expérience significative dans le secteur médico-social appréciée **Ce que nous offrons**: - Salaire selon profil - Mutuelle employeur 50% - Remboursement du titre de transport 50% - Prime d'intéressement (dépendant d'objectifs locaux) - Salaire 13ème mois (selon convention) - Tickets restaurants ( ou repas sur place) - Avantages CSE ponctuels (après 6 mois de présence en CDI) **Contraintes / Spécificités**: Roulement à la quatorzaine - travail un weekend sur 2 **Type d'établissement**: **Type d'établissement**: EHPAD ou Résidences médicalisées **Localisation du poste**: **Ville**: LA GARENNE COLOMBES **Code postal**: 92250 **Département**: Hauts-de-Seine (92) **Région**: Ile-de-France **Niveau d'expérience min. requis**: Inférieu