Office Administrator, Paris, France

**Assistante de direction, Paris, France**

**Lieu du poste**: Créteil, Île-de-France, France
- Salaire très compétitif + De nombreux avantages en natures + possibilité d’évolution de carrière_

Rattaché au Responsable des opérations

**Qui sommes nous?**

Fondée en 1991, Mindray est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions et de dispositifs médicaux. Fermement engagé dans notre mission de « partage des technologies médicales avec le monde », nous nous consacrons à l'innovation dans les domaines du monitoring patient, du diagnostic In-Vitro, et des systèmes d'imagerie médicale.

Basée à Shenzhen, en Chine, Mindray possède un réseau mondial de R&D, de marketing et de services avec des filiales et succursales dans 32 pays d’Amérique du Nord et latine, d'Europe, d’Afrique et d’Asie-Pacifique, ainsi que 31 bureaux en Chine. À ce jour, Mindray regroupe près de 15.000 employés.

Inspirés par les besoins de nos clients, nous adoptons des technologies de pointe et les transformons en innovation accessible, amenant les soins de santé à portée de tous. Tout en améliorant la qualité des soins, nous aidons à réduire leur coût, les rendant plus accessibles à une plus grande majorité de l'humanité. Aujourd'hui, on trouve les produits et les services Mindray dans les établissements de santé de plus de 190 pays et regions.

**Missions administratives**
- Prendre en charge le travail courant du bureau, comme recevoir des invités ; recevoir et expédier des fax et des lettres ; imprimer des cartes de visite,
- Prendre les appels entrants, répondre aux demandes de renseignements, diriger les appels vers les services internes de l'entreprise,
- Prendre en charge la logistique du bureau, y compris l'administration et l'achat des installations de bureau, des boissons, du café et de la papeterie en respectant le budget G&A ainsi que le processus de bon de commande,
- Soutenir la responsable des opérations pour maintenir l'état des infrastructures de l'immeuble de bureaux et organiser les réparations nécessaires ; organiser des tests réguliers pour les équipements électriques et les dispositifs de sécurité ; prospecter des fournisseurs professionnels maîtrisant les coûts ; Rapports et supervision des incidents au siège de Shenzhen et à la compagnie d'assurance.
- Soutenir les managers des business pour l'achat d'ordinateurs portables/PC pour les nouveaux employés, la gestion des achats de CARS (actifs comme le stock d'ordinateurs) en coopération avec les finances.
- Organiser l'hébergement et les divertissements des visiteurs de l'entreprise,
- Gérer le système téléphonique de l'entreprise en coopération avec Europe IT et les fournisseurs externes, suivi des tickets de dépannage,
- Maintenir l'espace réception/salles de réunion/cuisine en bon état, en veillant à ce que les vidéos promotionnelles soient diffusées pendant les heures de travail,
- Surveiller les systèmes de sécurité de vidéosurveillance et s'assurer que les visiteurs ne sont pas invités dans le bâtiment sans rendez-vous préalable,
- Organiser et coordonner les réunions/formations internes et le séminaire de lancement annuel (y compris les activités de Team-Building),
- Envoyer des lettres d'invitation pour une demande de visa aux collègues et distributeurs chinois à la demande du siège social,
- Établir les archives administratives dans le serveur MRFR L pour le partage et la traçabilité des documents
- Agir en tant que premier point de contact auprès de l'équipe administrative du siège pour la préparation du budget des immobilisations/administratif ainsi que les tâches assignées,
- Conserve les clés du bureau en toute sécurité et organisées dans l'armoire de sécurité. S'assure que tous les badges/clés sont connectés et déconnectés en conséquence,
- Effectuer différents achats à temps en respectant le processus de l'entreprise (processus d'approbation par différentes directions) tout en prenant des mesures pour réduire les dépenses générales et administratives (négociation des tarifs d'entreprise des hôtels et des transports ; 3 devis du fournisseur pour comparaison par exemple, etc.), traiter les factures dans le système Concur.
- Coordonner les demandes de visa pour la Chine pour les cadres et employés de MRFR, apporter le soutien nécessaire aux collègues du siège expatriés en France
- Commande, réservation et entretien de la salle de réunion
- Prendre en charge les créations de bases de données SAP Vendor (fournisseurs) avec Finance et remettre le relais au siège de Shenzhen
- Prendre en charge les achats liés à l'administration Concur/SAP. Création de commandes
- Traiter les factures des fournisseurs liées à l’administration Concur
- Participer à la gestion des véhicules de société dans le cadre d'une politique de maîtrise des coûts
- Autre mission nécessaire du responsable des opérations

**Accompagnemen