Adjoint Administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Adjoint Administratif / Assistant de la Direction des Affaires Médicales, de la Communication et de la Recherche Clinique H/F

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

La secrétaire est le premier interlocuteur de la DAMCRC. Elle est chargée de l'accueil téléphonique et physique ainsi que de diverses tâches administratives.

Missions:
Secrétariat =
- Accueil physique et téléphonique du personnel médical et enregistrement de leurs demandes;
- Gestion du courrier entrant : courriers papier et messages électroniques;
- Gestion du courrier sortant : courriers et bordereaux d'envoi;
- Gestion de l'agenda de la directrice adjointe;
- Organisation de réunions, commissions, journée d'accueil des internes : convocations,
- Réservation de salle et de voiture, collations, ordres de mission équipe DAMCRC,

installation logistique salle de réunion,
- Gestion des petites fournitures de la DAM;
- Enregistrement de la gestion documentaire DAM: procédures, formulaires, ;
- En cas de besoin, renfort au secrétariat de la DRH;
- Prise de note lors de réunion diverses, rédaction des comptes-rendus.

Affaires médicales =
- Internat: encaissement et restitution des cautions, facturation des kits linge, rédaction de bail mobilité;
- Collecte de pièces, création et mise à jour des dossiers administratifs : internes, nouveaux médecins;
- Règlement des frais de déplacements du personnel médical dont les remplaçants (hors formation);
- Enregistrement de diverses pièces administratives pour la tenue des dossiers individuels:

- Attestations, décisions, procès-verbaux d'installation, etc;
- Versement des indemnités journalières;
- Publication des annonces de recrutement (site internet et FHF);
- Saisies de données et autres tâches administratives;
- Saisie et suivi des alertes relatives aux conventions, évaluations des objectifs, entretien professionnels, nominations PH, ;
- Participation à la préparation des élections relatives au personnel médical.

Communication =
- Accueil des nouveaux médecins : photo + recueil du parcours ;
- Confection des kits de bienvenue pour les internes;
- Appui divers à la cellule communication, si besoin.

Recherche clinique =
- Enregistrement des dossiers de recherche clinique: papier et informatique;
- Saisie et suivi des alertes relatives aux conventions;
- Facturation relatives aux études de recherche clinique;
- Saisie de données : annuaire SIGAPS-SIGREC, enquêtes diverses.

Liens hiérarchiques:

- Directrice adjointe ;
- Responsable des affaires médicales.

Relations fonctionnelles:

- Membres de l'équipe des affaires médicales
- Médecins;
- DRH et autres services du Centre Hospitalier : SIH, services financiers, service sécurité, services logistiques;
- Services externes: Trésorerie, Préfecture, CPAM, IRCANTEC, Facultés; EPS

Aptitudes et savoir-faire requis:

- Rigueur professionnelle, sens du contact et discrétion;
- Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités;
- Connaissance bureautique;
- Goût pour le travail en équipe et la polyvalence;
- Capacité rédactionnelle.

Nature et niveau de formation pour exercer le métier:
Bac + 2, spécialité Gestion des ressources humaines ou secrétariat/assistante de direction.

Organisation du travail:
Conditions d'exercice : temps plein à 38h/semaine avec RTT.

Horaires: du lundi au vendredi: 9h 17h30.

Lieu d'exercice : Centre Hospitalier Jacques Puel à RODEZ.

**PERSONNE À CONTACTER**

Direction Ressources Humaines

0565676001
0565676001

**ETABLISSEMENT**

Hôpital Jacques Puel
Avenue de l'Hôpital
12027 Rodez