Assistant-e Administratif-ve

69002 Lyon Auvergne-Rhône-Alpes

11/06/2025

**Accessibilité des locaux**: Proximité de moyens de transport Ascenseur Accès aux handicaps auditifs Accès aux handicaps visuel Accès aux handicaps mentaux, cognitif et psychique

**Actions inclusives**: Personnel sensibilisé au handicap Encadrants sensibilisés au handicap Recruteurs sensibilisés au handicap Achats de prestation au secteur protégé et adapté Communication & sensibilisation aux handicaps en interne Formations sur les questions du handicap Référent handicap présent

**Informations sur le poste**: Horaires fixes Pauses méridienne (midi) Travail assis Capacité de mémorisation Capacité de concentration Capacités visuelles Capacités auditives Capacités tactiles Travail en groupe (bureau collectif, open space)

**Descriptif de l'offre**:
**Qui sommes-nous ?**

À la **House Of Learning (HoL)**, nous réinventons la formation - de la conception au déploiement - pour la rendre plus efficiente et engageante, au travers de deux sociétés:

- **Very Up**, notre cabinet de conseil innovant qui conçoit, produit et déploie des parcours de formation sur-mesure à impact (48 collaborateur-trice-s - 5,5 M € de CA en 2024).
- **Teach Up**, notre EdTech, qui permet aux entreprises de créer facilement des formations engageantes grâce à l’Adaptive Learning (29 collaborateur-trice-s - +2,3 M € d’ARR en 2024).

Nous recrutons aujourd’hui un-e **Assistant-e Administratif-ve & Formation** en **CDI** à partir de **septembre 2025** pour travailler sur les deux entités du groupe.

Vous serez rattaché-e à l’entité **Very Up**, sous la responsabilité d’**Esther**, Directrice Générale Adjointe, et travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe siège ainsi qu’avec l’équipe en charge de Qualiopi.

**Descriptif du poste**

**Pourquoi ce poste et quel en sera le quotidien ?**

Dans un contexte de croissance (de nouveaux clients et notre activité formation qui s’intensifie avec le maintien de la certification Qualiopi qui exige toujours plus de rigueur), vous êtes un maillon essentiel de la fluidité interne sur **trois volets clés**:
1. **Gestion de la facturation & des encaissements** ( 40 %* de votre temps)

a. Suivre les ventes et vérifier la complétude des pièces contractuelles.

b. Établir et envoyer les factures dans les temps, pour Very Up et Teach Up.

c. Suivre les règlements, relancer les clients avec diplomatie et participer aux contrôles comptables.

2. **Administration de projets de formation & Qualiopi** ( 30 %*)

a. Participer aux réunions de lancement projet et clarifier les responsabilités Qualiopi avec les clients et le chef de projet chez Very Up.

b. Planifier les sessions, coordonner le staffing des formateur-trice-s, préparer et envoyer les supports administratifs.

c. Après chaque session : récupérer les documents, mettre à jour l’outil de

gestion de projet, analyser les écarts pré/post, rédiger les attestations et contribuer au suivi qualité.

3. **Office Management & projets transverses** ( 30 %*)

a. Accueillir les visiteurs, gérer le courrier et participer à l’organisation des bureaux de Lyon et Paris en collaboration avec notre Office Manager.

b. Soutenir l’équipe sur des projets de transformation (RSE, automatisation de process, événementiel interne ).
- Les pourcentages varient selon les périodes et l’activité.

**Ce qui fait la singularité de ce poste ?**
- **Impact direct** : votre travail permet de faciliter la collaboration avec les clients et les équipes, assure des formations fluides et sans accroc et améliore l’expérience des apprenant-e-s et des formateur-trice-s.
- **Clarté & diversité** : vous intervenez sur les aspects administratif (facturation, suivi clients ), sur la coordination logistique des formations et sur le pilotage de la qualité (Qualiopi ).
- **Accompagnement bienveillant** : programme d’intégration de 9 semaines, buddy dédié, esprit d’équipe fort.
- **Flexibilité** : télétravail jusqu’à 2 jours / semaine confiance et autonomie sur l’organisation du temps.
- **Avantages concrets** : carte Swile, mutuelle, prime vélo, prime vacances, bureaux lumineux au centre-ville, Comité du Fun (déjeuners, afterworks, séminaires ).

**Profil recherché**

Si vous répondez « oui » aux questions ci-dessous, rencontrons-nous
- Vous disposez d’une expérience dans l’administration, idéalement en environnement formation ?
- Vous aimez les tâches qui réclament **rigueur** et **organisation** ?
- Votre entourage salue votre **proactivité** et votre sens du **service client** ?
- Vous maniez Excel, Word et les outils de gestion avec aisance et apprenez vite de nouveaux logiciels ?
- Vous souhaitez rejoindre une structure **en croissance** où vous pourrez être **force de proposition** ?

**Vos atouts clés (Must Have)**
- Maîtrise des outils bureautiques & de facturation.
- Excellente expression écrite et orale en français.
- Gestion rigoureuse des priorités et respect des délais.
- Sens aigu du détail et confidentialité.
- Capacité à coordonner plusi